خدمات الاسترجاع والفرز والفهرسة وإدخال الملفا

عندما يصل أي سجل إلى مركز إدارة السجلات، يتم تعيين رمز باركود خاص به ويتم فرزه بجميع المعلومات التي تتعلق بالسجل كاسم العميل ووصف محتواه ومكان تخزينه في مركز إدارة السجلات. يتم وضع لصاقة الباركود مباشرة على علبة الكرتون أو الملف أو المستند أو جهاز التخزين الالكتروني ويتم تزويدكم برقم الباركود. يستخدم رقم الباركود بعدئذ لتحديد واسترجاع السجل في أي وقت.

وبما أنه قد تم فرز السجل وفهرسته بالمعلومات المتعلقة به، فإن الوصول إليه أصبح سريعاً وسهلاً. يمكنكم الوصول إلى السجلات بعدة طرق مختلفة، إما عن طريق الاتصال بمدير الحاسابات أو إرسال بريد إلكتروني أو التقدم بطلب عن طريق شبكة الانترنت أو إرسال فاكس. في أي من الطرق التي تختارون، سيقوم موظفي شركة كراون بنقل السجل في السيارة الخاصة بشركة كراون وتسلميه مباشرة إلى مكتبكم. يمكنم حتى ترتيب خدمة التسليم المعدة مسبقاً لتلبية احتياجاتكم وذلك في حال كنتم بحاجة إلى السجل في نفس اليوم أو في المساء أو خلال عطلة نهاية الأسبوع. عندما تنتهون من السجلات، ببساطة قوموا بالاتصال بشركة كراون لاستلام السجل وإرجاعه إلى مركز إدارة السجلات.

لاسترجاع السجلات الالكترونية أو أية جهاز تخزين صلب في التخزين بما في ذلك أفلام المايكروفيشي والأشرطة أو صيغ الصور الاحتياطية يمكن تسليمها لمكتبكم بسرعة توصيل علبة الكرتون التقليدية. يختار بعض العملاء استرجاع ملفاتهم الالكترونية عبر شبكة الانترنت، عن طريق مخدم انترنت محمي. يسمح المخدم للعديد من موظفيكم، حتى ولو كانوا في أماكن مختلفة من الوصول إلى نفس الملفات في نفس الوقت. ستقوم شركة كراون بتخصيص خيارات الاسترجاع والوصول لتناسب احتياجاتكم الخاصة.

تقدم شركة كراون أيضاً خدمة إدراج الملفات وذلك باستخدام تقنية الباركود للوصول إلى السجلات في المخازن وبذلك يمكن إدخال ملفات جديدة في علب الكرتون الموجودة مسبقاً. أو، يمكن استرجاع ملفات فردية من علب كرتون موجودة مسبقاً أو نقلها إلى علب كرتون مختلفة أو نقلها بشكل دائم. وبتخصيص رقم باركود خاص لكل علبة كرتون أو ملف أو مستند، يمكن عندها الوصول إلى ملفات محددة بشكل سريع وسهل.