Services de sortie, catalogage, indexation et insertion de dossier

Chaque pièce qui arrive dans un Centre d'archivage Crown reçoit une étiquette avec un code à barres unique. Elle est répertoriée avec des informations comme le nom du client, une description de son contenu et son emplacement de conservation dans le Centre. L’autocollant portant le code à barres est appliqué directement sur le carton, le dossier ou l’appareil de stockage électronique, et le code est fourni au client. Ce numéro servira pour identifier et récupérer l’archive à tout moment.

Chaque pièce ayant été répertoriée et indexée avec les informations adéquates, il est facile de la retrouver rapidement. L’accès aux archives est possible de plusieurs façons : en appelant le gestionnaire de compte, en envoyant un email, en déposant une demande en ligne ou par télécopie. Quelle que soit la méthode choisie, un employé de Crown se chargera de transporter la pièce demandée, dans un véhicule Crown, et directement dans vos locaux. Vous pouvez même convenir à l’avance des modalités de la livraison en fonction de vos besoins, le jour même, dans la soirée ou pendant le week-end. Lorsque vous n’avez plus besoin d’avoir la pièce dans vos locaux, il vous suffit de contacter Crown pour qu’elle soit récupérée et retournée au Centre d’archivage Crown.

En ce qui concerne la récupération des dossiers électroniques, n’importe quel objet entreposé, comme une microfiche, une bande ou une DAT, peut être livré dans vos bureaux aussi rapidement qu’un simple carton. Certains clients choisissent cependant de récupérer leurs archives électroniques en ligne, depuis un serveur Internet sécurisé. Cette fonction permet à plusieurs employés d’accéder simultanément aux mêmes fichiers, depuis des sites différents. Crown personnalisera vos options d’accès et de récupération en fonction de vos besoins propres.

Crown propose également des services d’insertion de dossier. Grâce aux codes à barres utilisés pour accéder aux archives entreposées, il est possible d’insérer de nouveaux dossiers dans un carton. Il est également possible d’extraire un dossier d’un carton et de les placer dans un autre, ou de le retirer définitivement. Chaque carton, dossier ou document reçoit un code à barres unique, ce qui garantit un accès simple et rapide aux pièces archivées.