安全销毁文档

服务

每份文档都有生命周期，会经历从创建、经常使用、不再经常使用、深度储存直至最终销毁。销毁业务资料通常需要按照相关的行业规定或地方法律进行。随着近年监管规定的大量出台，通过了解最新法规来制定保存和销毁计划是至关重要的。在某些情况下，保留文件可能会增加您的个人和企业的责任。许多企业依赖专业的文档管理公司来帮助他们制订文件保存计划和总体文档管理策略。

Crown的客户经理会协助您确定这些策略并利用技术加以实施。Crown可以利用条形码系统对软件进行设置，以便在文档临近生命周期结束时提醒您。软件会发送自动提醒，通知您过期的文档即将被销毁。该提示可以发送给Crown的客户经理或直接发送给客户。

此后，Crown将等待客户的进一步指示。这时，客户须以书面形式授权Crown实施销毁。我们提供多种销毁方式供客户选用，包括回收利用，粉碎或烧毁纸面文件、磁盘、缩微胶卷以及电子数据。

粉碎和销毁服务不但是为了符合法规规定，而且可保护您的公司免遭身份盗窃的风险。有些业务资料会快速度过业务生命周期，跳过深度储存直接从“经常使用”阶段转入“销毁”阶段。对于保存在您办公室的过期文档，Crown的职员可上门取件并代为销毁，文档销毁后，我们会为您提供“销毁证明书”予以证明。

无论采取哪种方法，所有的销毁项目都有“销毁证明书”予以记录，以帮助客户提供证明和遵守监管规定。