Destruction sécurisée et confidentielle de documents

Chaque document a son cycle de vie, depuis sa création jusqu’à un état actif ou inactif, son conservation à long terme et sa destruction finale. La destruction des informations professionnelles est habituellement imposée, par les lois locales ou par les réglementations du secteur. Face à l’afflux de nouvelles réglementations ces dernières années, il est essentiel de rester informé et de mettre en place une politique d’entreposage et de destruction. Dans certains cas, le fait de conserver certains documents peut même accroître vos responsabilités personnelles et celles de votre entreprise. En conséquence, beaucoup d’entreprises s’en remettent à des sociétés de gestion des archives pour les aider à respecter leur planning de conservation et leurs règles de gestion des archives.

Chez Crown, votre gestionnaire de compte vous aidera à définir ces règles, et les technologies adéquates serviront à les mettre en œuvre. En utilisant le système de codes à barres, le logiciel de Crown peut être configuré pour vous avertir lorsqu’une archive approche de la fin de son cycle de vie. Il enverra un rappel automatique, indiquant qu’il est temps de détruire l’archive obsolète. L’alerte peut être envoyée au gestionnaire de compte Crown ou directement au client.

Crown attend alors des instructions de la part du client. À ce point, le client envoie à Crown l’autorisation écrite de procéder à la destruction. Il existe plusieurs méthodes de destruction, comme le recyclage, le déchiquetage ou l’incinération des documents imprimés, des disques, des microfilms et des données électroniques.

Les services de déchiquetage et de destruction ne servent pas seulement à garantir la conformité statutaire, ils protègent votre organisation contre le vol d’identité. Certaines informations archivées peuvent sauter des étapes dans le cycle de vie, en particulier le conservation à long terme, et passer directement de l’état actif à la destruction. Dans le cas des archives conservées dans les locaux du client, un chauffeur de Crown peut venir les chercher afin de les détruire et de fournir la documentation nécessaire.

Quelle que soit la méthode employée, un « Certificat de destruction » sera délivré. Il servira de preuve que le client respecte les réglementations.