Dokumenten Management Studie 2009-2010 von Crown Records Management

Ende 2009 hat Crown Records Management zum ersten Mal eine globale Studie unter seinen Kunden aus dem Bereich Dokumenten Management durchgeführt. Mehr als 100 Personen aus Firmen in 40 Städten und 14 Ländern weltweit, die in ihrem Unternehmen für das Management der Geschäftsdokumente und Archive verantwortlich sind, haben an dieser Studie teilgenommen. Sie beantworteten Fragen rund um die Themen sichere Vernichtung von Dokumenten, Imaging Dienste, Strategien zur Speicherung von Geschäftsdaten bis hin zum Kontinuitätsmanagement für die Erstellung von Notfallplänen zwecks Fortführung der Geschäftstätigkeit unter Krisenbedingungen. Knapp die Hälfte der Studienteilnehmer arbeiten in Firmen mit weniger als 100 Mitarbeitern, 27 Prozent sind bei Firmen zwischen 100-499 Mitarbeitern beschäftigt, und der Rest verteilt sich auf Unternehmen mit 500 Mitarbeitern aufwärts.

Zusammenfassung der Studienergebnisse:

• Zwei Drittel der Befragten (65%) besitzen einen Notfallplan zur Fortführung der Geschäftstätigkeit in Krisensituationen, aber tendieren dahin ihre Strategien solange unverändert zu lassen bis sich neue Compliance Anforderungen oder Firmenrichtlinien ergeben.
• 80 Prozent der Befragten haben bereits einen formellen Kontinuitätsmanagement Plan oder arbeiten gerade an einem. Individuelle Antworten deuten darauf hin, dass einige Manager von Geschäftsarchiven nicht wissen, ob ihre Firma einen solchen Plan besitzt, was die Schlussfolgerung zulässt, dass für die besagten Firmen Strategien zur Erhaltung und Speicherung von Geschäftsdaten sinnvoll sein können.
• Hinsichtlich der Bedeutung der Wahrung von Privacy und Datensicherheit herrscht allgemeiner Konsens; etwas mehr als 10 Prozent der Befragten bezeichneten Datenschutz und Datensicherheit als Hauptanliegen bei ihrem Archiv- und Datenmanagement. Weitere 10 Prozent erwähnten Zeiteinsparungen im Aktenmanagement als Hauptziel, und wiederum 10 Prozent der Unternehmen sehen als Hauptanliegen das Training, Einarbeiten und Sensibilisierung ihrer Mitarbeiter und Vorgesetzten in diesem Bereich.
• Die Hälfte der Befragten nutzen elektronische Medien zur Speicherung ihrer Geschäftsakten, und etwas mehr als ein Viertel gab an, ausschließlich Geschäftsakten in Papierform zu lagern. Individuelle Antworten ergaben, dass ein Mix sowohl aus elektronischen Daten als auch aus physischen Akten als allgemeine Strategie zur Datenspeicherung bevorzugt wird.
• 41 Prozent der Befragten äußerten sich zum Thema Scanning und Imaging Diensten, dass sie nur die physische Lagerung von Akten in Papierform managen. 31 Prozent übertragen ihre Geschäftsakten in elektronische Dateien.
• 75 Prozent derjenigen, die ihre Geschäftsdokumente scannen und in Bilddateien umwandeln, führen diese Arbeiten intern mit eigenen Mitarbeitern durch.
• Auf die Frage welche Services das Aktenmanagement Programm am ehesten verbessern würden waren die beiden Top Antworten (65 Prozent): Reduzierung der gesamten Lagerkosten sowie die Sicherung von Geschäftsakten, die keine aktuelle Bedeutung mehr haben.
• Die häufigste Antwort in Bezug auf IT Effizienz war “die Erstellung eines Daten-Backup”, was im Risiko-Management von besonderer Bedeutung ist.
• Elektronische Datensicherung und Risikomanagement sind zweifellos von großer Bedeutung. Die Antworten zeigen, dass Firmen zunächst auf Imaging und Hosting Programme setzen und in einem zweiten Schritt erst an einen Kontinuitätsmanagement Plan für ihre Geschäftstätigkeit denken.

Die vollständigen Studienergebnisse können sie hier auf Englisch herunterladen.