Sichere & zertifizierte Vernichtung von Dokumenten

Jedes Dokument hat eine bestimmte Lebensdauer, die von der Entstehung über die aktive, die inaktive und die tiefe Archivlagerung bis zur letztendlichen Vernichtung dauert. Die Vernichtung von Geschäftsunterlagen ist normalerweise durch Branchenbestimmungen oder lokale Gesetze geregelt. Aufgrund der Zunahme von behördlichen Anforderungen in den vergangenen Jahren ist es wichtig, über neue Bestimmungen immer auf dem Laufenden zu sein und einen entsprechenden Aufbewahrungs- und Vernichtungszeitplan zu entwickeln. In Einzelfällen kann es sogar sein, dass durch das Aufbewahren von Dokumenten Ihre persönliche und geschäftliche Haftung zunimmt. Viele Unternehmen verlassen sich bei ihren Aufbewahrungszeitplänen und ihren allgemeinen Richtlinien für das Dokumentenmanagement daher auf die Hilfe von professionellen Records-Management-Unternehmen.

Bei Crown helfen Ihnen Kundenberater dabei, die Richtlinien zu definieren und setzen auf moderne Technologie, um sie zu implementieren. Mit Hilfe des Barcode-Systems kann die Software von Crown so aufgesetzt werden, dass Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn das Ende der Lebensdauer eines Dokumentes naht. Das System sendet dann eine automatische Erinnerung, dass es Zeit wird, überflüssige Dokumente zu vernichten. Diese Benachrichtigung geht wahlweise an den Kundenberater bei Crown oder direkt an den Kunden.

Crown wartet dann auf weiter Anweisungen des Kunden. Er muss Crown schriftlich dazu ermächtigen, die Vernichtung durchzuführen. Hierfür stehen mehrere Methoden zur Wahl, einschließlich Recycling, Schreddern oder Verbrennen von Ausdrucken, Disketten und Mikrofilmen sowie elektronischen Daten.

Die Schredder- und Vernichtungsleistungen werden nicht angewendet, um gesetzliche Bestimmungen einzuhalten. Sie schützen Ihr Unternehmen auch vor Identitätsdiebstahl. Manche Geschäftsinformationen haben einen schnelleren Lebenszyklus, sie überspringen die tiefe Archivlagerung und gehen direkt von der „aktiven Phase“ in die „Vernichtungsphase“. Wenn die Unterlagen in Ihren Büroräumen untergebracht sind, kann ein Fahrer von Crown sie zur Vernichtung abholen und dann die erforderliche Dokumentation liefern.

Unabhängig von der Methode werden alle Vernichtungen mit einem „Vernichtungszertifikat“ dokumentiert, um den Kunden einen Beleg zu liefern und sie beim Einhalten der behördlichen Anforderungen zu unterstützen.