Bereitstellung, Katalogisierung, Indexierung & Hinzufügen von Akten

Alle Unterlagen werden, wenn sie im Management-Center ankommen, mit einem individuellen Barcode etikettiert und dann mit allen nötigen Informationen wie dem Kundennamen, einer Beschreibung des Inhalts und dem Aufbewahrungsort im Management-Center katalogisiert. Das Barcode-Etikett wird direkt auf dem Karton, der Akte, dem Dokument oder dem elektronischen Speichermedium angebracht und Sie bekommen die Barcode-Nummer. Sie dient dazu, die Unterlagen jederzeit zu identifizieren und bereitzustellen.

Da die Unterlagen mit den entsprechenden Informationen katalogisiert und indexiert wurden, haben Sie schnell und einfach Zugriff darauf. Sie können sie auf unterschiedliche Art anfordern: indem Sie Ihren Kundenberater anrufen, eine e-Mail schicken, die Anforderung online eingeben oder ein Fax senden. Unabhängig von der gewählten Methode bringt ein Crown Mitarbeiter die Unterlagen dann in einem Crown Fahrzeug direkt zu Ihrem Büro. Sie können den Lieferservice nach Bedarf sogar vorausplanen, falls Sie die Unterlagen am gleichen Tag, abends oder am Wochenende benötigen. Wenn Sie dann damit fertig sind, kontaktieren Sie einfach Crown und wir holen die Unterlagen wieder ab und bringen sie ins Management-Center zurück.

Für die Bereitstellung elektronischer Unterlagen können alle physischen Medien wie Mikrofiche, Bänder oder DATS, die bei uns gelagert sind, ebenso schnell zu Ihrem Büro geliefert werden wie ein herkömmlicher Karton. Manche Kunden entscheiden sich auch dafür, ihre elektronischen Unterlagen online über einen sicheren internetbasierten Server abzurufen. Dadurch haben mehrere Ihrer Mitarbeiter gleichzeitig Zugriff auf dieselben Dokumente, selbst wenn sie sich an unterschiedlichen Standorten befinden. Crown stimmt die Bereitstellungs- und Zugriffsoptionen genau auf Ihre Bedürfnisse ab.

Wir bieten außerdem das Hinzufügen von Akten und Dokumenten als weiteren Service an. Mit Hilfe der Barcode-Technologie für den Zugriff auf die eingelagerten Unterlagen können die vorhandenen Kartons um neue Dokumente ergänzt werden. Ebenso lassen sich auch einzelne Dokumente aus bestehenden Kartons entfernen und in neuen Kartons unterbringen oder auch dauerhaft entfernen. Dank der jeweils nur einmal vergebenen Barcode-Nummern für jeden einzelnen Karton, jede Akte oder jedes Dokument können spezifische Unterlagen schnell und einfach bereitgestellt werden.