Distruzione sicura di documenti

Ogni documento ha un ciclo di vita, dall'origine al periodo attivo e quindi inattivo, fino all'archiviazione profonda e alla distruzione finale. La distruzione delle informazioni aziendali è generalmente soggetta a obblighi dettati da normative di settore o da leggi locali. Data l'affluenza dei molteplici requisiti normativi degli ultimi anni, è di estrema importanza mantenersi informati sulle nuove normative e sviluppare una pianificazione per quanto riguarda la conservazione e la distruzione. In alcuni casi, la conservazione dei documenti può addirittura migliorare l'attendibilità personale e dell'azienda. Molte società si affidano a società specializzate nella gestione professionale dei record per ottenere assistenza nella pianificazione dei periodi di conservazione e nelle politiche di gestione dei record in generale.

Gli Account Manager di Crown vi aiuteranno a definire queste politiche, mentre la tecnologia ne consentirà l'implementazione. Utilizzando il sistema di codici a barre, il software di Crown può essere configurato affinché generi un avviso all'approssimarsi della fine del ciclo di vita di un record, inviando un promemoria automatico per informare che è giunto il momento di distruggere i record obsoleti. L'avviso può essere inviato all'Account Manager di Crown o direttamente al cliente.

Dopo l'avviso, Crown attenderà ulteriori istruzioni dal cliente. A quel punto il cliente autorizzerà Crown per iscritto affinché implementi la distruzione. I metodi di distruzione sono molteplici: ad esempio riciclaggio, riduzione in strisce o incenerimento di copie cartacee, dischi e microfilm e dati elettronici.

I servizi di riduzione in strisce e distruzione non vengono utilizzati solo per rispettare la conformità alle norme legislative, ma anche per salvaguardare la vostra organizzazione dal furto di identità. Il ciclo di vita di alcune informazioni aziendali è più breve, in quanto passano direttamente dalla fase "attiva" alla fase di "distruzione", saltando la fase di archiviazione profonda. Per i record conservati nei vostri uffici, un autista di Crown può recuperare i raccoglitori che verranno distrutti fornendo la necessaria documentazione.

A prescindere dal metodo, tutte le operazioni di distruzione saranno documentate con un certificato appropriato per consentire ai clienti di fornire la prova dell'avvenuta distruzione e rispettare la conformità con i requisiti normativi.