Servizi di recupero, catalogazione, indicizzazione e inserimento in raccoglitori

Ogni record ricevuto presso il Management Center viene etichettato con un codice a barre univoco e viene catalogato con tutte le informazioni pertinenti, come il nome del cliente, una descrizione del contenuto e la posizione di archiviazione nel Management Center. L'adesivo con il codice a barre viene applicato direttamente sulla scatola, sul raccoglitore, sul documento o sul dispositivo di archiviazione elettronico e il numero di codice a barre viene comunicato al cliente. Questo numero di codice a barre viene quindi utilizzato per identificare e recuperare il record in qualsiasi momento.

Poiché il record è stato catalogato e indicizzato con le informazioni pertinenti, l'accesso sarà semplice e veloce. Potete accedere ai vostri record in vari modi, chiamando il vostro Account Manager, inviando un'email, sottoponendo una richiesta online o inviando un fax. Qualsiasi metodo riterrete di scegliere, il record sarà trasportato da un dipendente di Crown con un mezzo Crown e consegnato direttamente nei vostri uffici. Potete anche predisporre il servizio di recapito secondo le vostre esigenze, qualora fosse necessario lo stesso giorno, di sera o durante il fine settimana. Quando avrete finito di utilizzare i record, sarà sufficiente contattare Crown che li preleverà e li trasporterà di nuovo al Management Center.

Per il recupero dei record elettronici, qualsiasi dispositivo fisico presente in archivio, inclusi microfiche, nastri o DATS, potrà essere recapitato nei vostri uffici con la stessa rapidità di una normale scatola. Alcuni clienti scelgono di recuperare i record elettronici online, tramite un server protetto basato su Internet. In questo modo più dipendenti, anche se in località diverse, potranno accedere contemporaneamente agli stessi documenti. Crown personalizzerà le vostre opzioni di accesso e recupero in modo da soddisfare ogni vostra esigenza.

Crown offre inoltre servizi di inserimento in raccoglitori. Utilizzando la tecnologia di codici a barre per accedere ai record in archivio, è possibile inserire nuovi raccoglitori nelle scatole esistenti. In alternativa, singoli raccoglitori possono essere recuperati dalle scatole esistenti, spostati in una scatola diversa o rimossi definitivamente. L'assegnazione di numeri di codici a barre univoci a ogni singola scatola, raccoglitore o documento consente di accedere rapidamente e in modo semplice a documenti specifici.