機密廃棄
すべての文書には、作成から、活用、保管、最終的な廃棄までのライフサイクルが存在します。企業情報の廃棄は通常、業界規制または現地の法律で義務づけられています。ここ数年、規制要件の複雑化により、新しい規制を常に把握し、保管と廃棄のスケジュールを作成することの重要度が増してきています。
文書の保管業務に増員が必要となり、負担が増加することも考えられます。 そのため、多くの企業が保管スケジュールと全般的な文書管理方針を専門の文書保管会社を利用しています。
クラウンでは、アカウント・マネージャーがこのような方針の策定を支援し、それを実行するためのテクノロジーを駆使しています。バーコード・システムを利用することで、文書がそのライフサイクルの終わりに近づくとレコード・センターからご案内を差し上げます。ソフトウェアは、使用期間を終えた記録の廃棄時期が到来したことを自動的に通知します。このお知らせはクラウンのアカウント・マネージャーに対して送信されます。
お知らせを受けると、クラウンはお客様からの指示を待ちます。お客様はクラウンに対し書面で廃棄の実行を承認します。廃棄には、紙文書、ディスク、マイクロフィルム、電子データのリサイクル、シュレッダー、焼却などいくつかの方法があります。
溶解処理サービスは、制定法へのコンプライアンスのために使用されるばかりでなく、個人情報の盗難防止にも有効です。企業情報の中には長期保有段階を飛ばして活用段階から直接「廃棄」段階に移行するものもあります。お客様のオフィスに保管さている文書については、クラウンのドライバーがファイルを出庫、廃棄し、廃棄証明書をお送りいたします。
廃棄を行った場合は常に、その方法に関わりなく、お客様が廃棄を行ったことを実証し、規制要件を厳守したことを明確に示す「廃棄証明書」と共に文書記録を残します。
