出庫、カタロギング、インデクシング、ファイルインサーションサービス

レコード・センターに集積された文書には、それぞれ固有のバーコード・ラベルが貼付され、顧客名、内容の説明、レコード・センターでの保管場所など、その記録についてのすべての情報とともに登録されます。バーコード・ラベルはボックス、ファイル、文書または電子保管デバイスに直接貼付され、お客様にはバーコード番号が通知されます。その後は、このバーコード番号を利用して、記録を特定し、出庫していただけます。

文書はカタロギングされ、関連情報でインデクシングされているので、簡単かつスピーディーにアクセスしていただけます。アカウント・マネージャーへの電話、電子メール、オンラインでの依頼、ファックス送付など様々な方法を通じて、文書へアクセスいただけます。ご依頼方法に関わらず、クラウンの社員が直接お客様のオフィスまで文書をお届けいたします。その日のうちに必要な場合、夕方までに必要な場合、週末に必要な場合など、お客様のニーズに合わせたデリバリー・サービスをあらかじめアレンジすることも可能です。またご利用が終わった文書は、クラウンにご注文いただければ、直ちにピックアップされレコード・センターへと返却されます。

電子記録の出庫については、マイクロフィッシュ、テープ、DATSなど、保管されている物理的なデバイスを従来のボックスと同様のスピードでお客様のオフィスにお届けいたします。安全なインターネット・ベースのサーバーを経由してオンラインで電子記録を出庫することを選択されるお客様もいらっしゃいます。この方法を使用すれば、違う場所にいる何人かの社員が同時に同じファイルにアクセスできるようにすることも可能です。クラウンは、それぞれのお客様のニーズにお応えできるよう、出庫とアクセスの方法をカスタマイズいたします。

また、クラウンはファイルインサーションサービスも提供しております。バーコード技術を用いて保管されている文書にアクセスすることで、新たなファイルを既存のボックスに挿入することが可能です。既存のボックスから個別のファイルを出庫したり、違うボックスに移動したり、永久に取り除いたりすることも可能です。各ボックス、ファイル、文書に固有のバーコード番号を割り当てることにより、特定のファイルに簡単かつスピーディーにアクセスすることができます。