안전한 문서 파기
모든 문서는 생성에서 출발하여 활동, 비활동, 장기 보관을 거쳐 결국 파기에 이르는 라이프사이클을 갖고 있습니다. 비지니스 정보 파기는 일반적으로 업계 규정 또는 현지법상 의무사항으로 규정되어 있습니다. 최근 몇 년 간 다양한 규제요건이 새로 도입됨에 따라, 신규 규정에 대한 정보를 지속적으로 입수하고 문서 보관 및 파기 스케줄을 계획하는 작업이 반드시 필요합니다. 어떤 경우에는 필요없는 문서 보관으로 인하여 고객의 비지니스 채무가 증가할 수도 있습니다. 대부분의 기업들은 보관 스케줄 및 전반적 문서관리 방침을 수립하는 과정에서 문서관리 전문회사의 지원을 받고 있습니다.
Crown Records Management의 계정 관리자들은 이러한 방침들을 규정하는데 도움을 주며, 이들 방침의 실행에는 Crown Records Management의 문서보관 전문 기술이 이용됩니다. 바코드 시스템을 이용하여 문서의 라이프사이클이 끝나갈 쯤에 Crown Records Management의 소프트웨어가 알림 메시지를 보내도록 설정하여 더 이상 사용하지 않는 문서를 파기할 때가 되었다는 자동 알림 메시지를 보냅니다. 알림 메시지를 Crown Records Management의 계정 관리자에게 전송할지 또는 고객에게 직접 전송할지 여부도 설정 가능합니다.
알림 메시지를 전송한 후 Crown Records Management는 고객의 추가 지시를 기다립니다. 고객은 Crown Records Management에 서면 답신을 보내어 파기 실행을 승인하게 되며 파기 방법으로는 하드카피, 디스크 및 마이크로필름, 전자 데이터의 재활용, 파쇄 또는 소각 등이 있습니다.
파쇄 및 파기 서비스는 법령 준수는 물론 명의 도용 방지를 위해서도 이용됩니다. 일부 비지니스 정보의 경우 비지니스 라이프사이클 상에서 장기 보관 단계를 건너뛰어 바로 ‘활동’ 단계에서 ‘파기’ 단계로 직행하기도 합니다. 고객 사무실에 보관된 문서에 대해서는 Crown Records Management 직원이 파일을 검색하여 파기하고 필요한 문서를 제공합니다.
Crown Records Management는 파기 방법에 상관없이 고객의 문서 파기 입증 및 규제요건 준수에 도움을 드리고자 모든 파기 작업에 대하여 ‘파기 증명서’를 발급해드리고 있습니다.
