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검색, 목록 작성 및 파일 삽입 서비스
각 문서가 관리센터에 도착하면 고유 바코드 라벨을 부여한 후 고객명, 내용, 관리센터 내 보관 위치 등 문서에 관한 모든 정보가 목록에 저장됩니다.
바코드 라벨은 문서박스, 파일, 서류 또는 전자 보관장치에 직접 부착되고 고객에게 바코드 번호가 제공됩니다. 이후 바코드 번호는 문서 확인과 검색에 사용됩니다.
각 문서 정보를 담은 목록과 색인이 작성되기 때문에 빠르고 쉽게 문서를 이용하실 수 있습니다. 계정 관리자에게 전화나 이메일, 온라인 또는 팩스로 요청하시면 다양한 방법으로 문서를 이용하실 수 있습니다. 고객께서 어떤 방법을 선택하시든지 Crown Records Management 직원이 Crown Records Management 차량으로 문서를 운송하여 고객께 직접 운송해드립니다. 당일 중, 저녁시간 또는 주말에 문서를 이용하셔야 할 경우 고객의 요구에 맞추어 서비스를 사전 예약하실 수 있습니다. 문서를 참조하신 후에는 Crown Records Management에 연락하여 문서 수거 및 관리센터 재운송을 요청하시면 됩니다.
전자문서 검색의 경우 마이크로 필름카드, 테이프 혹은 디지털 오디오 테이프(DAT) 와 같은 물리적 장치 역시 일반적인 문서박스와 마찬가지로 신속하게 귀사로 운송해드립니다. 일부 고객들은 안전한 인터넷 기반 서버를 통하여 온라인 상으로 전자문서를 검색하기도 합니다. 귀사의 여러 직원들이 서로 다른 장소에서 동일한 파일에 동시접속하여 작업하는 것 또한 가능합니다. Crown Records Management는 고객의 요구에 부합하는 맞춤형 검색 옵션을 제공합니다.
Crown Records Management는 파일 삽입 서비스도 제공합니다. 보관 중인 문서를 찾는 바코드 기술을 활용하여 새로운 파일을 기존 문서박스에 삽입할 수 있습니다. 개별 파일을 기존 문서박스에서 검색하여 다른 문서박스로 이동하거나 영구적으로 제거할 수도 있습니다. 개별 문서박스, 파일, 서류에 고유 바코드 라벨을 부여함으로써 필요한 파일에 신속하고 쉽게 접근하여 이용하실 수 있도록 합니다.
