Crown Records Management Survey 2009-2010

Uitgevoerd door Crown Records Management, is de Records Management Survey 2009-2010 Crown’s eerste wereldwijde onderzoek onder records management professionals. Meer dan 100 records management professionals in 40 steden verspreid over 14 landen, verdeeld over een breed scala aan bedrijfstakken, antwoordden op vragen variërend van destructie- en imaging services tot retentiestrategieën en continuïteitsplanning. Bijna de helft van de respondenten werkt bij organisaties met minder dan 100 werknemers, 27% werkt bij bedrijven met 100-499 werknemers en de rest werkt bij bedrijven met 500 tot meer dan 10.000 werknemers.

Samenvatting:

• De meerderheid van de respondenten (65%) heeft passende Retentieprogramma’s maar is geneigd om hun strategieën ongewijzigd te laten tenzij er nieuwe compliance vereisten of corporatieve beleidsrichtlijnen zijn.
• 80% van de respondenten heeft een geschikt formeel Business Continuity Plan (BCP) of is bezig er een te ontwikkelen. Individuele antwoorden geven aan dat sommige records managers niet weten of hun organisatie een BCP heeft, wat zou betekenen dat deze organisaties voordeel zouden kunnen halen door hun brede BCP met hun records management en retentiestrategieën te integreren.
• Samenhangend met de toegenomen zorgen omtrent regels en privacy van gegevens zegt meer dan een tiende van de respondenten de vertrouwelijkheid en beveiliging van gegevens specifiek als een belangrijk punt van aandacht in het managen van hun records programma te zien. Nog eens een tiende van de respondenten noemde de tijd die nodig is om het programma te managen en weer 10% noemde het motiveren, trainen en opleiden van hun personeel en chefs.
• De helft van de respondenten zei dat ze elektronische data opslag diensten gebruiken en net meer dan een kwart zei dat ze slechts "Hard copy" opslagdiensten gebruiken. Individuele respondenten citeerden een behoefte om een combinatie van zowel hard copy als elektronische opslagoplossingen als deel van hun overall records management strategie te gebruiken.
• 41% van de respondenten die werd gevraagd naar scanning en imaging activiteiten, zei alleen "hard copy" records te managen. 31% heeft "back-file" conversies gedaan en slechts 12% heeft "forward" conversies voor recentelijk gegenereerde documenten gedaan.
• Een hoog percentage, 75% van diegene die gebruikt maakt van scanning en imaging diensten, zei dat ze het intern managen. Op de vraag wat hun Records Management programma zou verbeteren waren de twee hoogst genoteerde antwoorden: verlagen van de overall opslagkosten en vertrouwelijkheid/in veiligheid brengen van verouderde records (65%).
• Het meest geciteerde antwoord op het verbeteren van de IT efficiëntie was: "Data en image back up", die van groot belang zijn voor risico management strategieën. Terwijl de overgang naar elektronische dataopslag en risicomanagement zaken samengaan, geven de respondenten aan dat bedrijven eerst een imaging en hosting programma zullen implementeren en dan hun retentiestrategie zullen formaliseren voordat ze hun bredere zakelijke continuïteitsplanning zullen aanpakken.

U kunt de volledige resultaten hier downlaoden.