Veilige & betrouwbare Waste Destruction

Ieder document heeft een levenscyclus, van oorsprong tot actief tot inactief tot deep storage, tot eventuele vernietiging. Het vernietigen van bedrijfsinformatie wordt meestal opgelegd door een bepaling binnen het bedrijfsleven of door een lokale wet. Met de toevloed aan regulerende eisen de laatste jaren, is het op de hoogte blijven van nieuwe bepalingen en het ontwikkelen van een retentie- en destructieschema heel belangrijk. In sommige gevallen, kunnen bewaarde documenten zelfs uw persoonlijke- en bedrijfsaansprakelijkheid verhogen.

Veel bedrijven vertrouwen op professionele records management bedrijven die hen helpen met hun retentieschema’s en het algehele records managementbeleid. Bij Crown, helpen Account Managers dit beleid definiëren en wordt de technologie gebruikt om ze te implementeren.

Records die bij Crown worden opgeslagen maken gebruik van het geautomatiseerde barcode systeem, dat klanten waarschuwt wanneer een record het einde van zijn levenscyclus bereikt. Het stuurt een automatische herinnering dat het tijd is om verouderde records te vernietigen. De Account Manager van Crown wacht op verdere instructies van de klant. De klant zal Crown schriftelijk machtigen om de documenten te vernietigen of om de documenten tot nader bericht op te slaan. Sommige bedrijfsinformatie loopt de levenscyclus versneld door, slaat de deep storage fase over en gaat direct van de “actieve” fase naar de “Vernietiging” fase. Records die op uw kantoor opgeslagen worden, kunnen door een chauffeur van Crown binnengehaald of vernietigd worden en ook kan hij de nodige documentatie leveren.

Er zijn verschillende vernietigingsmethoden inclusief recycling, versnipperen of verbranden van hard copies, disks en microfilm, en elektronische data. Ongeacht de methode, zullen alle vernietigingen met een “Certificaat van Vernietiging” gedocumenteerd worden om klanten bewijs te kunnen leveren en om zich aan de bepalingen te kunnen houden.

Soms wordt bedrijfsinformatie op een dagelijkse basis gegenereerd en moet het tijdig vernietigd worden. Om hieraan te kunnen voldoen, levert Crown een dienst genaamd Confidential Waste Destruction. Het begint bij het leveren van opslagbakken aan de klant en het plaatsen ervan door het kantoor. Werknemers gooien papier in de bakken. Dan haalt Crown de bakken weg uit het kantoor van de klant, laat lege bakken achter, en de inhoud van de bakken wordt vernietigd. Confidential Waste Destruction helpt bij de aanpak van de steeds meer toenemende druk op organisaties om de integriteit van persoonlijke informatie te waarborgen en om een milieuvriendelijke processen beleid in te voeren. Klik hier om meer te lezen over Confidential Waste Destruction.