Terugvinden, catalogiseren, indexeren & file toevoegdiensten

Ieder record dat bij het Management Center binnenkomt, krijgt een uniek barcode label en wordt gecatalogiseerd voorzien van alle informatie over het record zoals klantennaam, een beschrijving van de inhoud en de opslagplek in het Management Center. De barcode sticker wordt direct op de kartonnen doos, de file, het document of ander type informatie aangebracht en u krijgt het barcode nummer. Het barcode nummer wordt gebruikt om het record op ieder gewenst moment te identificeren en te voorschijn te halen.

Aangezien het record gecatalogiseerd en geïndexeerd wordt met de relevante informatie, is de toegang snel en makkelijk. Je kunt op verschillende manier toegang tot records krijgen: Uw Account Manager bellen, een Email sturen, een online aanvraag doen of een fax sturen. Welke methode u ook kiest, een medewerker van Crown zal het record in een Crown voertuig transporteren en het direct bij uw kantoor afleveren. U kunt de afleverservice zelfs vooraf regelen om aan uw behoeftes te voldoen, indien u het dezelfde dag, in de avond of in het weekeind nodig heeft. Wanneer u klaar bent met de records, dan neemt u gewoon contact op met Crown en dan halen wij het weer op en brengen het naar het Management Center.

Elektronische records, ieder fysiek middel dat opgeslagen ligt, inclusief microfiches, tapes of DATS, kunnen net zo snel als een traditionele kartonnen doos bij uw kantoor afgeleverd worden. Sommige klanten kiezen ervoor om hun elektronische records binnen te halen, via een veilige internet-based server. Het is ook mogelijk dat verschillende medewerkers, zelfs al bevinden zij zich op verschillende locaties, op hetzelfde moment toegang hebben tot dezelfde files. Crown past de opties betreft het binnenhalen van en de toegang tot informatie aan uw specifieke behoeftes aan.

Crown kan ook files toevoegen. Gebruik makend van de barcode technologie om toegang tot opgeslagen records te krijgen, kunnen nieuwe files in bestaande kartonnen dozen tussengevoegd worden. Of, individuele files kunnen uit bestaande kartonnen dozen gehaald worden, naar een andere doos of permanent verplaatst worden. Door het leveren van unieke barcode nummers voor iedere afzonderlijke kartonnen doos, file of document, kunt u snel en gemakkelijk toegang tot specifieke files verkrijgen