Destrucción segura de documentos

Todo documento tiene un ciclo de vida: creación, documento activo, inactivo, almacenamiento duradero y destrucción final. La destrucción de la información empresarial suele estar regida por normativas del sector o por las leyes locales. Con la aparición de requisitos legales en los últimos años, es vital mantenerse informado sobre las nuevas normativas y desarrollar un programa de mantenimiento y destrucción. En algunos casos, mantener la documentación puede incluso aumentar su responsabilidad personal y empresarial. Muchas empresas confían en compañías profesionales de gestión de archivos para que les ayuden con sus programas de mantenimiento y políticas generales de gestión de archivos.

En Crown, los gestores de cuenta contribuyen a definir estas políticas, mientras que la tecnología permite ponerlas en práctica. Con el sistema de código de barras, el software de Crown puede configurarse para que le alerte cuando un archivo se está acercando al final de su ciclo de vida. Le enviará un recordatorio automático donde se le informará que es el momento de destruir los archivos obsoletos. La alerta se puede enviar al gestor de cuenta de Crown o directamente al cliente.

Tras la alerta, Crown esperará las instrucciones del cliente. Llegado este punto, el cliente autorizará por escrito a Crown para que lleve a cabo la destrucción. Existen diversos métodos de destrucción, incluidos el reciclaje, la trituración o la incineración de copias impresas, discos y microfilms, y datos electrónicos.

Los servicios de trituración y destrucción no sólo se aplican por motivos legales, sino también para proteger su empresa ante la usurpación de identidades. Alguna información empresarial se acelera en el ciclo de vida empresarial, se salta la fase de almacenamiento duradero y pasa directamente de la fase “activa” a la de “destrucción”. En el caso de los archivos guardados en su oficina, un transportista de Crown puede ir a buscar los archivos, destruirlos y facilitarle la documentación necesaria.

Da igual el método: todas las destrucciones serán documentadas con un “Certificado de destrucción” para proporcionar a los clientes una prueba y que puedan satisfacer los requisitos normativos.