Servicios de recuperación, catalogación, indexación e inserción de archivos

Cuando un archivo llega al centro de gestión, se le asigna una etiqueta con un código de barras único y se cataloga con toda la información del archivo, como el nombre del cliente, una descripción del contenido y la ubicación del almacenamiento en el centro de archivo. La pegatina del código de barras se coloca directamente en la caja de cartón, archivo, documento o dispositivo de almacenamiento electrónico, y se le facilita el número del código de barras. El número del código de barras se usa entonces para identificar y recuperar el archivo en cualquier momento.

Puesto que el archivo ha sido catalogado e indexado con la información relevante, el acceso a él es rápido y sencillo. Puede acceder a los archivos de diversas formas: llamando a su gestor de cuenta, remitiendo un email, realizando una solicitud en línea o enviando un fax. Con independencia del método que elija, un empleado de Crown transportará el archivo en un vehículo de Crown y se lo entregará directamente en la oficina. También puede organizar previamente el servicio de entrega para así satisfacer sus necesidades, en caso de que se precise el mismo día, por la noche o durante el fin de semana. Cuando ya no necesite los archivos, sólo tiene que ponerse en contacto con Crown para que lo recojan y lo lleven de nuevo al centro de gestión.

Para la recuperación de archivos electrónicos, cualquier dispositivo físico almacenado, incluidas las microfichas, cintas o DATS, se puede entregar en su oficina con la misma rapidez que una caja tradicional. Algunos clientes optan por recuperar sus archivos electrónicos en línea, a través de un servidor de Internet seguro. Esta medida también permite que varios empleados, aunque estén en distintos lugares, puedan acceder a los mismos archivos a la vez. Crown personalizará sus opciones de recuperación y acceso para que se ajusten a sus necesidades específicas.

Asimismo, Crown proporciona servicios de inserción de archivos. Con la tecnología de código de barras para acceder a los archivos almacenados, los nuevos archivos se pueden insertar en cajas de cartón ya existentes. O también se pueden recuperar archivos sueltos de las cajas de cartón, cambiarlos a otra o retirarlos para siempre. Al proporcionar números únicos de códigos de barras para cada caja, archivo o documento, el acceso a los archivos específicos es siempre rápido y sencillo.