2009-2010 års globala kvalitetsundersökning av arkivlagringstjänsters

Undersökningen genomfördes av Crowns divison för arkivlagring och var den första globala undersökningen som genomförts enligt samma standard. Över 100 av våra avtalskunder för arkivlagring med placering i 40 städer i 14 länder har deltagit i undersökningen. Deltagarna, som representerar en mängd olika industrier har svarat på frågor som inkluderar hela processen från destruktion och katalogisering till tilläggstjänser samt utveckling av strategier för avbrott och katastroflösningar.

Nära hälften av deltagarna i undersökningen är representerar företag med mindre än 100 anställda. 27% representerar företag med 100-499 anställda och resterande representerar företag med över 500 anställda.

• Majoriteten av de som svarat (65%) har en policy för arkivlagring men tenderar att lämna strategier oförändrade om det inte föreligger uppdaterad lagar.
• 80% av de som svarat har en formell avbrottspolicy eller har påbörjat processen att utveckla en policy.
• Enskilda svar indikerat att en del ansvariga för arkivlagringen inom respektive företaget inte känner till om det finns en avbrottspolicy vilket innebär att dessa företag kan tjäna på att integrera avbrottspolicy med deras arkivlagringspolicy.
• När det gäller säkerhet och konfidentiell lagring så anger mer än 10% att det är en av de viktigaste faktorerna när det gäller lagring av arkiv.
• Ytterliggare 10% anser att tiden som krävs för att hantera är den viktigaste faktorn och ytterliggare 10% anger motivation, träning och utbildning av personal och ledning som en utmaning.
• Hälften av de som svarat anger att deras arkivlagring kompletteras med elektronisk lagring och strax över 25% anger att de bara endast lagrar dokumentation.
• Enskilda svar anger att en kombination av arkivlagring i pappersform och elektronisk form är en del av deras generella arkivlagringsstrategi.
• 41% av de som svarat på frågor om scanning och elektronisk lagring svara att de endast lagrar dokument. 31% har elektronsik back up och endast 12% har tillfälliga elektroniska kopior av nya dokument.
• En majoritet på 75% av de som använder sig av scanning och elektronisk arkivlagring utför hanteringen internt på företaget.
• Som svar på frågan vilken service som saknas och vad som skulle förbättra deras rutiner för arkivlagring blev 65% av svaren att reducera kostnaderna och förbättra säkerheten och hanteringen.
• Det vanligaste svaret på gällande förbättring av IT effektivitet var back up av data vilket är en viktig faktor i samband med hantering av risker.
• Medan övergång till elektronisk lagring och hantering av risker går hand i hand, så indikerar resultatet av undersökningen att företag först impementerar exerna lösningar för elektronisk lagring innan man formaliserar strategier för att mot en omfattande totallösning.

Ni kan ladda ner fullständiga resultaten här.