Hủy Tài Liệu An Toàn

Mỗi tài liệu đều có vòng đời, từ lúc phát sinh đến khi còn cần sử dụng (văn bản hiện hành) đến bất động đến lưu trữ sâu và cuối cùng là tiêu hủy. Việc hủy thông tin kinh doanh thường bị bắt buộc bởi một quy định theo ngành hoặc luật địa phương nào đó. Với những yêu cầu luật định ồ ạt được đưa ra trong vài năm qua, việc luôn cập nhật được những quy định mới và phát triển một lịch trình lưu giữ và tiêu hủy là rất quan trọng. Trong vài trường hợp, việc lưu giữ tài liệu còn có thể làm tăng trách nhiệm pháp lý về mặt kinh doanh và cả cá nhân của bạn. Rất nhiều doanh nghiệp dựa vào các công ty quản lý hồ sơ chuyên nghiệp để hỗ trợ họ về các lịch trình lưu giữ hồ sơ và chính sách quản lý hồ sơ toàn diện.

Tại Crown, Quản Lý Khách Hàng (Account Managers) giúp bạn xác lập và thực hiện các chính sách này với sự trợ giúp của công nghệ. Sử dụng hệ thống mã vạch, phần mềm của Crown có thể được thiết lập để báo cho bạn biết khi một hồ sơ sắp hết vòng đời. Nó gởi một tin nhắn tự động báo đã đến lúc hủy các hồ sơ cũ không còn cần tới. Tin nhắn đó có thể được gởi đến Quản Lý Khách Hàng của Crown hoặc đến thẳng khách hàng.

Sau khi có tin nhắn từ hệ thống, Crown sẽ chờ hướng dẫn từ khách hàng cho đến khi khách hàng gởi văn bản ủy thác Crown tiến hành hủy tài liệu. Có nhiều phương pháp hủy trong đó có tái chế, xén vụn hoặc thiêu hủy bản in giấy, đĩa và vi phim, và dữ liệu điện tử.

Các dịch vụ xén vụn và tiêu hủy không chỉ được dùng để tuân thủ luật định, mà còn để bảo đảm an toàn cho tổ chức của bạn khỏi bị đánh cắp. Một số thông tin tăng tốc qua vòng đời của nó, bỏ qua giai đoạn lưu trữ chết và đi thẳng từ giai đoạn “hiện hành” đến giai đoạn “hủy”. Đối với những hồ sơ đang được lưu tại văn phòng của bạn, một nhân viên Crown có thể truy xuất hồ sơ, hủy chúng và lập các báo cáo cần thiết.

Dù là phương pháp nào, thì việc tiêu hủy đều phải được lập báo cáo với một “Chứng Nhận Hủy” để giúp khách hàng chứng minh đã tuân thủ những yêu cầu theo luật định.