Dịch Vụ Truy Xuất Hồ Sơ, Xếp Mục Lục, Tạo Danh Mục & Chèn File

Khi một tài liệu đến với Trung Tâm Quản Lý, nó được gán cho một nhãn mã vạch độc nhất và được xếp theo danh mục với tất cả thông tin về tài liệu đó như tên khách hàng, miêu tả về nội dung của nó và vị trí lưu trữ của nó tại Trung Tâm Quản Lý. Nhãn mã vạch được dán thẳng vào thùng carton, hồ sơ, tài liệu hay thiết bị lưu trữ điện tử và bạn sẽ được cấp số mã vạch đó. Số mã vạch được dùng để nhận dạng và truy xuất dữ liệu đó bất cứ lúc nào.

Vì dữ liệu đã được xếp loại và đánh dấu bằng thông tin liên quan, việc truy cập rất nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể truy cập dữ liệu bằng nhiều cách, bằng cách gọi trực tiếp Quản Lý Khách Hàng, gởi email, yêu cầu trực tuyến hoặc gởi fax. Cho dù bạn chọn phương pháp nào, nhân viên của Crown sẽ chở dữ liệu đó bằng xe chuyên dụng của Crown và giao nó đến tận văn phòng của bạn. Bạn còn có thể sắp xếp trước dịch vụ giao tài liệu để đáp ứng nhu cầu của mình, nhất là trong trường hợp cần đến nó trong cùng ngày, vào buổi tối hay cuối tuần. Khi bạn đã xong với các dữ liệu, chỉ việc gọi nhân viên Crown đến để chở nó trở lại Trung Tâm Quản Lý.

Để truy xuất hồ sơ điện tử, mọi thiết bị lưu trữ cứng, kể cả vi phim, băng từ hay DATS, đều có thể được giao đến văn phòng của bạn nhanh chóng như thùng carton truyền thống vậy. Một số khách hàng chọn truy xuất hồ sơ điện tử trực tuyến, qua một máy chủ bằng đường truyền internet được bảo mật. Nó còn cho phép nhiều nhân viên của bạn, cho dù họ ở nhiều địa điểm khác nhau, truy cập cùng những hồ sơ đó đồng thời. Crown sẽ tùy biến các phương án truy xuất và truy cập cho hợp với nhu cầu của bạn.

Crown còn cung cấp dịch vụ chèn file. Dùng công nghệ mã vạch để truy cập hồ sơ lưu trữ, các hồ sơ mới có thể được chèn vào các thùng có sẵn. Hoặc, các hồ sơ riêng lẻ có thể được truy xuất từ các thùng có sẵn, di chuyển đến một thùng khác hoặc xóa bỏ vĩnh viễn. Bằng cách cung cấp số mã vạch độc nhất cho từng thùng carton, hồ sơ hay tài liệu riêng, các hồ sơ cụ thể có thể được truy cập nhanh chóng dễ dàng.