因应新冠肺炎而直接生成的数据成为一个重大问题。对於已经拥有完善信息管理体系的大机构，这些数据是全新的种类，也最容易发生问题。机构通常已有合规部门和设置保留日期的数据隐私政策，但是新数据在预计之外，与之前收集或处理的数据不同。
对於较小规模的企业例如商店丶酒吧丶饭店丶贸易公司或体育俱乐部，情况更加严峻。这些机构习惯使用比较简单的系统来处理日常的交易数据，可能没有制定隐私或保留策略来收集突然需要的来访登记和健康状况监测记录。
以下是需要注意的8种类型的个人数据：
1. 来访登记
企业或办公室通常会记录到访的访客或供应商的讯息。现在咖啡厅丶餐馆和休闲场所也必须这样做，或是以个人健康信息码证明。
越来越多的访客被问到更多的问题 — 曾到过的地方丶体温丶家庭成员丶密切接触的同行者等等。
这是企业从前未曾收集过的数据 — 许多人都不清楚应当如何处理它。谁统筹？应该如何存储保护？什麽时候销毁它？重要的是要知道所有这些信息都被定义为个人数据。
2. 员工情况数据
有关公司员工情况及疫情监测，收集个人和家人健康状况丶是否与检测呈阳性的人接触丶表现新冠病毒症状丶行程动态等等的数据，以识别风险人员和需重点关注人员名单似乎已经成为了常态。
这些全是疫情防控中重要的问题，可是收集了敏感个人信息，处理上存在风险。谁负责个人信息保护工作的有关职责？将其与人力资源部门收集的常规数据一起存储不是正当的方式，也可能会导致长期的存取丶销毁问题。
3. 人员流动信息
不同国家正在开发不同的应用程序来跟踪国民的活动，以科技手段提升疫情防控效果。我们不知道国家政府保留了多少信息丶或是在哪里保存。他们是否使用第三方的数据库？合作夥伴是否可以处理及修正信息？
信息处理应遵循的原则是，收集限于实现处理目的的最小范围的信息。但是这不是一成不变的情况，法规也在不断变化。也许今天一个国家可能只需要最小范围的信息，但后来它可能需要更多。公司需要政府指导规则，因为他们不知道要保留员工的工作和出行统计数据多久，也不知道收集“是或否”对勾列表的内容是否合法。
对於跨国公司而言，情况复杂多了。不同国家政府期望他们收集的数据类型可能差异极大，并且关於它们必须存储多长时间的规则也有所不同。国际企业在制定全球性的数据保留计划时要多加注意。
4. 物理数据
对於不习惯收集数据的企业，许多人选择以纸张收集。这就产生了另一个问题。
大部分数据系统都是围绕数字数据设计的。系统以应当采用合法、正当的方式收集、存储和处理信息，然后设置一个保留程序，以确保在法律的基础上不会将数据保留太长而沒有被删除。
传统的访客登记册就是一个例子。要求公司来访人员写下他们的姓名丶公司丶要拜访的人丶身份证丶联系电话和汽车登记。之后登录的下一个人可能会看得到之前的登记。在个人信息保护方面，公司人员未有见到来访人员之前，就已经存在违规行为。
一些大型办公大楼，由外包设施管理公司负责接待工作。谁管理这些敏感个人信息？可能会要求访客在大楼接待处提供信息，然后要求他们离开电梯时重复提交类似的信息。这些登记表会存在哪儿？应该保留多长时间？谁可以看到或有权处理它们？他们是否在处理活动的全过程各环节得到必要的安全保障措施？
5. 办公数据
这可能是清洁和卫生时间表丶员工名册丶抗疫个人防护用品分配或新的座位表。似乎属於常规数据但包含个人身份信息（PII）的数据需要分类。
6. 无现金支付数据
许多企业已经建立了无现金支付系统，但对一些企业来说却是新的。由于卫生问题，现金在疫情期间几乎已成为禁忌，许多企业首次提供无现金付款，创造了以前无需处理的敏感财务数据。
7. 在线通讯数据
企业很多的业务都转到了线上，意味着会收集越来越多的通信数据—例如通过聊天机器人或视频会议软件（如腾讯会议丶ZOOM）。
此数据应该已经在文档管理体系中收集并进行了相应的分类。要充分认识最新数字化解决方案很重要 — 如果视频会议软件升级的版本会自动录制会议，并将企业沟通保存到云端，那么您需要知道。这与会议的书面会议记录差别很大。随着人们开始以不同的方式进行交流，存储在企业沟通系统中的信息，以及来自个人帐户和公司帐户的电子邮件也是如此。
8. 远程工作数据
即使新冠疫情放缓，在家工作的趋势仍将保持下去。这对於信息管理系统是一个挑战。敏感个人信息可以存在於系统外部丶个人电脑丶打印机或应用程序里。对於使用办公室笔记本电脑的员工，如果开启了GPS定位服务，则雇主可以掌握他们的活动；而且员工也无法抗拒使用办公室笔记本电脑进行个人浏览，甚至将银行详细信息存储在那里。
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