什么是合同管理?
为了便于统一管理和有效检索，对大量合同、合同条款、模板和条文进行整理的过程称为合同管理。
传统合同管理的局限性
许多企业仍将合同管理流程分划分为法务部门、采购团队、财务团队、法律团队和销售团队流程。
一些团队将合同信息保存在公共内网上。另一些则有自己开发的系统。不少团队仍在使用Excel表格和老式文件柜。
这些独立的合同库具有相当大的系统差异性，并且仅供特定人员和团队使用。
这种碎片化管理模式导致合同分散在整个组织中，造成工作流程零散、术语不一致、合同履行情况分析不足。
有时，甚至很难找到自己的合同，更不用说其他部门的合同了。这种人工跟踪合同承诺履行情况及合同期限的管理方法容易出现人为错误。
什么是合同管理软件?
合同管理软件提供了一个统一的平台，用于在整个合同生命周期内创建、编辑、跟踪和更新合同。
借助合同管理软件，可以最优化合同执行效果、确保商业条款的执行、加快现金流动和收入实现、降低违规风险，从而使企业完全实现每份合同的预期目标。
由于当今业务的复杂性和不确定性日益增加，合同管理软件已不再是一种便利工具，而是不可或缺的管理工具。
高效合同管理
采用数字合同文件，您可以随时查看合同条款和期限，确保不错过任何关键信息或日期。相关信息和文档可在中央储存库中可轻松获取。
工作流程可在单一系统中实现流程自动化和统一化，从而改善部门间协作并优化工作效率。我们的软件解决方案基于合同相关流程的最佳实践方法，您只需几个简单的步骤即可按需定制。
加快合同生成和提高管理效率
数字合同管理为您提供安全的全合同文件管理方法。相关信息可从同一地方获取。合同工作流程可在一个系统中实现流程自动化，从而改善部门间协作并优化工作效率。
- 自动创建合同文档
- 不同用户分配不同权限自动化审批流程
- 随时随地获取合同
合同维护和管理
数字合同管理为您提供高效且安全的全合同文件维护和管理方法。相关信息和文档可在中央存储库中轻松获取，并可监控合同的截止时间和时间线。
- 配置合同期限，发送通知和警报
- 手动或自动续签或终止合同
- 在仪表板上监控合同
- 以时间线的形式查看合同期限
数字合同及其签发的另一关键是数字签名的使用。
数字签名旨在解决数字通信中的篡改和假冒问题。此外，数字签名得到法律认可，可用作证据，广泛用于证明互联网通信和交易的真实性、数据完整性和不可抵赖性。
嘉柏的API可与现有ERP/CRM系统轻松集成，实现自动签名。在工作流程的签名环节中，内外部签署人可一起合作签署文件。
我们的数字签名解决方案符合全球标准和世界通行的法律规定。
数字签名的采用越来越普遍，因为它具有多种优势：
- 降低成本和时间 – 最明显的好处是节省员工创建、打印、签署文件的时间。无论哪个行业，合同管理流程都需要打印文件、手工签署和实物文件存档，这些都会消耗不必要的时间和人力。
- 随时随地签署 – 过去，签署前必须进行协调，需要匹配双方时间、安排会面并迅速达成一致，否则整个流程可能要从头来过。电子签名不仅方便，更重要的是签署人无论身在何处，都能快速获得解决方案。
- 增强安全性 –基于公钥基础设施（PKI）的数字签名，可确保签署文件的安全无虞和真实有效。数字签名可验证用户身份，有效防止文档被更改或篡改。数字签名中的加密密钥进一步将签署人与该文档联系在一起，提供了又一层身份验证和安全性。
合同管理的优势
- 高效流程 – 自动化流程可提高生产率并降低成本。
- 强大搜索功能 – 智能搜索工具确保所需的信息触手可及。
- 与第三方系统集成 – 与第三方应用程序无缝集成，实现系统间的信息交换。
- 管理成本更低 –不再使用昂贵又耗费人力的纸质文件系统。
- 风险和合规管理
嘉柏文件管理是安全文件管理服务、文档扫描和成像、数字转换以及安全数据销毁服务领域的行业领导者。
我们的数字文档管理解决方案可满足您的流程自动化和数字化需求，同时与您现有的ERP系统无缝集成。
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