Conseils sur la manière d’archiver les documents papier à long terme

Bien que nous vivions à l’ère numérique d’IoT et du stockage en nuage, l’utilisation ancestrale des documents papier remonte aux origines de l’humanité. Dans le climat commercial actuel, certaines transactions exigent d’archiver les documents papier en raison des réglementations gouvernementales. Archiver des documents ne signifie pas simplement mettre des papiers dans une boîte et les conserver dans une pièce sous clé. Trois manières à retenir pour archiver les documents papier à long terme.

Emballages

Les documents papier devraient être conservés dans des boîtes ou des conteneurs non acides avec des étiquettes extérieures pour identifier les contenus de chaque boîte. La bonne manière d’emballer correctement une boîte de lettres de taille de classeurs est de placer les classeurs à la perpendiculaire sur le devant de la boîte et de remplir l’espace restant de documents papier placés en parallèle à l’arrière. Il est important d’emballer le conteneur densément avec les documents papier qui apporte une sécurité supplémentaire et une meilleure chance de sauver les documents en cas d’incendie ou d’inondation.

Environnement de stockage

Les documents papier devraient être archivés entre 20°C et 24,4°C à une humidité relative de 35 à 55 pour cent. Conserver les boîtes de stockage à l’abri de l’humidité est essentiel pour la préservation. Éviter les zones comme les caves et les greniers en raison de la température irrégulière, les températures extrêmes pouvant avoir un effet négatif sur le document. Conserver les documents papier loin du sol évite les problèmes d’humidité. Les dispositifs de Crown Records Management utilisent des systèmes d’étagères à passerelle loin du sol pour éviter les dommages dus aux catastrophes naturelles comme les inondations.

Lieu de stockage

Le lieu de stockage des documents papier est vital et devrait être soumis à différentes exigences. Selon l’endroit où les documents doivent être archivés, certaines régions comportent un risque plus élevé de catastrophes naturelles comme inondations, incendies, tremblements de terre. Coopérer avec une société de gestion des documents professionnelles peut protéger les documents des risques et elle possède l’expérience et les installations pour fournir le bon emballage, le bon stockage et la bonne protection comme systèmes de gicleurs, détection de fumée et de chaleur, zones de stockage sécurisées et surveillance 24/7.

Pour en savoir plus sur les solutions de stockage à long terme, contacter dès aujourd’hui un bureau local Crown Records Management.