Avril 2015

Le contexte et les défis

A la suite du  déménagement d’un de leur bureau, la société NACCO a décidé de stocker ses documents papier dans des locaux extérieurs à l’entreprise. Les dossiers comprenaient près de 30.000 fichiers et dessins techniques, de tailles différentes, compris entre le format A5 jusqu’au format A0 et d’une qualité de papier très diversifiée. L’objectif donné lors du brief client était d’être rapide et efficace lors de la prise en charge des documents et de bien veiller à ce que le classement soit terminé à temps avant le départ des dossiers vers le site de stockage retenu. Une demande complémentaire avait faite auprès des équipes Crown pour numériser des dessins et pour quelques dossiers spécifiques d’augmenter leur capacité de stockage et de créer des backs ups.

La solution

Dans un premier temps, un plan d’action a été arrêté entre NACCO et Crown afin de s’assurer que le classement des dossiers se ferait progressivement afin que tout soit prêt le jour J. Ensuite, une cartographie de l’ensemble du classement a été mise en place fin que tous les salariés de NACCO se sentent impliqués et comprennent parfaitement ce qui est attendu de leur part. Le classement, l’archivage, le rapatriement des documents et les opérations de numérisation prirent 3 mois. Enfin, les équipes Crown ont fourni des bacs sécurisés pour tous les documents qui ont nécessité une destruction confidentielle.

Le résultat

En confiant à Crown la réalisation de cette opération spécifique, les salariés de NACCO ont pu se concentrer pleinement sur leur travail en cours. La numérisation des dessins est un vrai plus pour le personnel qui accède de façon plus rapide et plus efficace à ces documents directement depuis leurs ordinateurs. Le personnel de NACCO a bien apprécié sa collaboration avec les équipes de Crown et les conséquences de ce déménagement.