製薬会社 S (東京都)

2014年10月

背景と課題

2つのビルディングの7フロアーに渡って構えているオフィスを、新たなビル1箇所に集め業務効率化を図るためのオフィス・リロケーションプランが持ち上がった。

移転先の総面積が現在の総面積よりも小さく、ドキュメントを格納できるスペースが元のオフィスに比べてかなり限定される。 新しいオフィスに移る場合、かなりの分量のドキュメントを外部保管業者に委託すると同時に無駄な文書に関しては廃棄をして外部委託するボリュームを減らす必要がある。

ソリューション

オフィス内に保管されている文書の総数を箱単位で算出し、目標の50%外部保管、20%廃棄、30%の移転先への持込でコストを含めて大まかな全体像を提示する。ボリュームと書類分類にかかる時間を考えて、なるべく早い段階から作業に取り掛かっていただき、廃棄に関しては機密文書廃棄ボックスの定期回収にて随時進めていくようにしていただき、預け入れ・持込の文書を確定していただく。移転日程の1ヶ月前より随時預け入れを開始し、移転日までにすべての預け入れの箱を引き取れるようにスケジュールする。廃棄文書に関して機密文書廃棄ボックスの容量を超える場合は箱詰めしていただき、箱ごと回収・廃棄するようにする。

結果

社内での徹底もあり、移転日までに無事引き取りを完了することができた。コスト面では不要文書を処分することにより、保管料の部分で40%以上のコスト削減に成功されました。