Le contexte et les défis

RBS France a consolidé ses activités sur le territoire français avec le rachat, depuis les années 80, de plusieurs banques d’investissement.

La fusion de leurs activités a nécessité l’application des mêmes règles de sécurité et de gestion de l’information malgré des méthodes de travail jusque-là différentes.

Avant que CROWN ne remporte l’appel d’offres lancé par RBS, trois prestataires géraient les archives papier du groupe. Leur volonté était de rationnaliser cette gestion avec un seul acteur pour toute la zone EMEA.

Avant de déployer la solution sur toute la zone, la France a été choisie comme pilote pour ce projet.

La solution

La première étape fut le rapatriement de l’intégralité des conteneurs chez CROWN. Précédemment disséminés sur plus de 15 sites à travers le territoire, les quelques 10 000 conteneurs ont été intégrés en nos locaux sur une période de 2 mois.

Le seconde étape fut la préparation et l’intégration des données. Cette étape fut longue et complexe car les dossiers présents dans les conteneurs étaient également indexés, ce qui multiplié la quantité de travail.

RBS a réalisé la fusion des inventaires de chaque prestataire afin de les intégrer au masque de CROWN. De nombreuses exceptions ont été gérées, notamment le cas de champs d’indexation non renseignés (service, année, durée de stockage…) afin de s’assurer de la pérennité du fonds après le changement de prestataire.

Le résultat

Le fonds est désormais apuré et entièrement indexé. Les destructions des dossiers obsolètes ont été réalisées et tous les conteneurs sont correctement indexés et intégrés au système informatique de CROWN.

La gestion du fonds existant et la création de nouveaux conteneurs est simplifiée et donne désormais lieu à des reportings pour RBS France. En effet, chaque service est maître de ses archives et peut les consulter grâce à un contrôle des droits d’accès, pour chaque utilisateur, via notre portail RM Web. Les reportings sont consultables en ligne en direct et discutés chaque trimestre avec les responsable du projet des deux entités.

Ce projet a été une réussite pour RBS qui envisage désormais de déployer cette solution sur la zone EMEA.