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為什麼您不應該過於依賴辦公室碎紙機?

在記錄文件很少的時候,一般相信可以在內部使用小型辦公室碎紙機銷毀即可。不過,這樣仍然存在風險,原因如下:

使用簡易型辦公室碎紙機,一次僅能銷毀少量文件,重建這些文件相當容易,因為被粉碎的數量很少。對於大量的記錄文件,建議使用有信用的粉碎和銷毀公司的資源。本公司將確保紙張粉碎至足夠小片,並且數量足夠多,達到幾乎不可能讓這些資料再被拼湊起來,而使您的公司陷入風險。

文件粉碎服務規定

考慮到即將銷毀的存留文件存在的相關風險,以下準則應作為記錄文件銷毀的基本標準或是記錄管理專業人員的服務規定:

  1.  從收集到運送、儲存和維護以至最終銷毀,每一個管理階段都有安全而且完全的保密性。確保全程保持安全性,沒有潛在的外洩可能性。已知一些記錄管理專業人士收集安全裝置中的紙本,徒將所有紙本暴露於未鎖定、容易進出的建築物的風險中。
  2. 一張「銷毀證明」清楚地表明責任並且確認要求粉粹的文件實際上已被銷毀。法律上的銷毀證明保留了完整的審核追蹤。
  3. 碎紙的輸出應符合資訊銷毀行業商業聯合會,「國家信息銷毀協會」(NAID) 所規範的粉粹國際基準。在橫切輸出中,碎紙不可大於 6.3 x 1.91 公分,或在條狀切碎產出中不得寬於 1.6 公分。

 

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