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數碼化的五步計劃

所有開始推行數碼化的公司都面臨相同的問題。他們如何擷取並清理所有現有
的紙張和電子記錄,而且從何入手?

常見問題:

  • 如何找出多餘的內容並進行刪除?
  • 如何將過百萬份的文件和項目進行分析,並應用預定義分類和保留?

好消息是,這個清理過程是每份電子文件和記錄管理系統(EDRMS)實施的一部分,並且提供了專門設計的工具,使流程更便捷。

(Knowledgeone是我們在亞洲的策略合作夥伴,致力於提供專業的軟件解決方案來應付數碼轉型。 在歐洲,ELO Digital是我們在該地區的合作夥伴。)

數碼化的五步計劃

  1. 找出業務創建的記錄或資料及其格式(例如,紙張,Excel電子表格,舊系統記錄)。
  2. 確定您要記錄的內容。存取此記錄需要每天、每星期、每月、每年一次或偶爾或永遠不需要?
  3. 對於非電子資料,請考慮是否需要從第一天開始掃描過往記錄,或僅數碼化紙張記錄。在大部分情況下,掃描過往數千個紙張檔案文件夾的成本可能會超過收益。
  4. 現在,決定要如何記錄所有文件。可以採用多種自動化工具,加速完成記錄和輸入程序。
  5. 為您的新記錄或文件管理系統選擇顯示方式。這是關於如何將所有內容「配對」到新的資料結構中。

沒有比現在更好的時間去數碼化,也從來沒有比這更好的機會為我們的客戶提供數碼解決方案。

下載我們最新的白皮書 「2021年數碼化指南」

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