2021年06月15日
所有開始推行數碼化的公司都面臨相同的問題。他們如何擷取並清理所有現有
的紙張和電子記錄，如何安全保密將機密文件銷毀，而且從何入手？
常見問題：
- 如何找出多餘的內容並進行刪除？
- 如何將過百萬份的文件和項目進行分析，並應用預定義分類和保留？
好消息是，這個清理過程是每份電子文件和記錄管理系統(EDRMS)實施的一部分，並且提供了專門設計的工具，使流程更便捷。
(Knowledgeone是我們在亞洲的策略合作夥伴，致力於提供專業的軟件解決方案來應付數碼轉型。 在歐洲，ELO Digital是我們在該地區的合作夥伴。)
數碼化的五步計劃
- 找出業務創建的記錄或資料及其格式（例如，紙張，Excel電子表格，舊系統記錄）。
- 確定您要記錄的內容。存取此記錄需要每天、每星期、每月、每年一次或偶爾或永遠不需要？
- 對於非電子資料，請考慮是否需要從第一天開始掃描過往記錄，或僅數碼化紙張記錄。在大部分情況下，掃描過往數千個紙張檔案文件夾的成本可能會超過收益。
- 現在，決定要如何記錄所有文件。可以採用多種自動化工具，加速完成記錄和輸入程序。
- 為您的新記錄或文件管理系統選擇顯示方式。這是關於如何將所有內容「配對」到新的資料結構中。
沒有比現在更好的時間去數碼化，也從來沒有比這更好的機會為我們的客戶提供數碼解決方案。
下載我們最新的白皮書 “2021年數碼化指南”
