(function(w,d,s,l,i){w[l]=w[l]||[];w[l].push({'gtm.start': new Date().getTime(),event:'gtm.js'});var f=d.getElementsByTagName(s)[0], j=d.createElement(s),dl=l!='dataLayer'?'&l='+l:'';j.async=true;j.src= 'https://www.googletagmanager.com/gtm.js?id='+i+dl;f.parentNode.insertBefore(j,f); })(window,document,'script','dataLayer','GTM-W4DR9R'); 您是否保留文件紙箱“以防萬一”? - Crown Records Management Hong Kong Skip to content

主選項單

選擇地區與語言
Close

您是否保留文件紙箱“以防萬一”?

您有沒有想過這些被送到倉庫儲存的公司紙箱中都存放著什麼?

如果您對第二個問題的答案是「否」,那就可能會出現問題。嘉柏記錄管理服務(Crown Records Management)已為客戶儲存文件多年,即使在這個資訊主導的時代,嘉柏仍然管理數百萬遍佈全球的紙箱。

對於許多企業來說,資料儲存仍然是一項主要的需求,而且這一點不大可能發生改變;但隨著資訊管理和資料保護的不斷發展,這些紙箱也不容忽視。

 

根據《一般資料保護規例》,未開封且裝滿舊檔的儲存紙箱可能構成一種威脅

《一般資料保護規例》已經生效,迎來新的時代,讓公民可對其個人資料行使更大權利。

他們有權要求編輯、刪除或轉移資料——並且對處理要求的速度都將有嚴格的時間限制。

此外,首先關於哪些資訊可以儲存的問題,將會有更嚴格的指導方針。企業需要獲得個人明確的許可才能收集、儲存和處理他們的資料。如果資訊管理或使用不當,則可能會面臨巨額罰款。

公平地說,除非你一直生活在與外界失聯的地方,否則你肯定會注意到《一般資料保護規例》已經生效,而且它會產生重大影響。

但是,很多人都沒有意識到新法規不僅適用於數位資料,也適用於實體紙質文件。

這意味著在不必要時卻保存著滿是文件的紙箱,特別是當你不知道它們包含什麼內容時,這就可能是一顆定時炸彈。它可能會花費企業大量金錢,而且在最壞的情況下可能會使企業遭受罰款。

 

那麼這個問題到底有多嚴重?

由於外包管理專案和「內部」儲存設施同時存在,要獲得全國各地受影響的文件紙箱的準確資料是很困難的。還有一些公司自主保管文件,而一些搬運公司也提供文件儲存服務。

僅嘉柏就儲存了數百萬箱文件,而且估計其中大約15%的文件要麼已過了銷毀日期,要麼已經保存了10多年,卻從未被使用過。

當然,許多紙箱出於法律和監管原因需要保留,而其他一些紙箱則蘊含有可能在未來具有使用價值的資訊。然而,很多人將文件存入紙箱內「以防萬一」,或者是因為他們不知道裡面含有什麼資訊,而且沒有時間或經費去進行整理,因此問題不斷累積。一些物品被保留下來,全因害怕未來突然奇跡般變得有用。

根據《一般資料保護規例》規定,公司迫切需要知道他們儲存的資料內容、儲存位置以及資料的使用方式。知道這些資訊的公司更有可能茁壯成長,因為公眾對相關法律更加了解及熟悉;而那些忽視這些規例的公司,資料定時炸彈正在滴答作響!

 

Speech Icon

與我們的一位專家交談

聯繫我們

想了解我們的服務可為您帶來什麼幫助?還是根據您的特定要求獲取報價?請立即聯繫我們的嘉栢專業人員。