嘉栢文件管理的專家團隊，Antony Biondi（Head of ECM）和Michelle Kermath（Head of Consultancy and Technical – ECM），最近在我們的網上廣播中討論了關於人力資源管理的事情，以及Crown如何以數碼化改造你的企業的人力資源部門。
請閱讀以下有關的內容以了解多點：
人力資源部門的資料管理的挑戰
當研究人力資源部門所面臨與資料管理相關的挑戰時，重要的是要把研究直接還原到各程序的起點。人力資源部門需要吸納人才、管理關係、培訓和發展等等，而這些過程中的每一環都有資料的輸入和發出。
因此，主要的挑戰之一是圍繞著人力資源部門如何獲得這些資料，怎樣處理這些資料，並將這些資料納入為程序的一部分。在大眾公認的 “新常態”工作模式下，工作變得更具靈活性和加入了遠程工作這安排，使如何處理這挑戰顯得尤其重要。
數碼化轉型如何幫助應對這些挑戰？
人力資源部門可能已經有科技的支援，但這些技術並不總是能相互交流。你會發現人力資源部門的員工要掌握各式各樣的科技，以及處理各種需求和程序。因此我們的目標是建立一個超越所有問題的解決方案來填補這些空白，並盡可能減少人力的投入。
科技是人力資源的關鍵嗎？
我們很容易認為科技就是當中的鎖匙，但在數碼化轉型中並不總是如此。太多企業事先關注於”甚麼”，因為這似乎是問題的解決方法。
科技在數碼化過程中發揮著極大的作用，但嘉栢文件管理堅信”為甚麼 “才是你真正需要開始的地方。重要的是要知道你從哪裏出發，你的底線是甚麼，以及最終你想要實現的目標是甚麼。
從那裏開始人力資源的數碼化轉型
如果一個數碼化轉型項目處理得好，它就沒有一個停止點 — 它會不斷演變，因為世界也在發展，它是一個不斷改動的東西，就如更改你的流程、增加新的流程、加入參與的員工、新的合規要求等等。
Antony Biondi, Head of ECM
關鍵是找到一個合作夥伴，而這個合作夥伴是一個能夠與你一起走過這段旅程的機構。
誰是關鍵的利益相關者，你如何說服他們？
Crown認為關鍵的利益相關者是以下這些人：
- 人力資源部門員工
- 業務夥伴
- 顧問
- 助手
- 員工 — 程序與他們相關
- 經理
- 使用這些資料來改變政策和程序的人
- 合規部門
- IT/數據分析員
所有這些人都是利益相關者，他們可能處於不同的層次。創建一個商業案例可以追溯到 “為甚麼” — 你可以與我們這種機構合作，辨識和記錄你的企業的樽頸位在那裏，並確定數碼化的好處是甚麼。
人力資源專業人士的短期和長期的回報是什麼？
如果你從Crown的業務流程審查開始，你獲得的第一個結果就是透明度。你知道你的企業在做甚麼、如何做、如何運作、花費多少、浪費了多少時間、使用了多少資源 — 這一切都會變得非常清晰。你的長期目標依然透徹，不過你從一開始就已經看得清楚。
最大的速贏之一是結構，直接將所有東西數碼化，所有資料都放在相同的儲存點，而且這些文件可以被相關的員工有需要時隨時使用。
就長期利益而言，這將對你與現職員工和未來員工的溝通方式產生長遠的重大影響。保留和吸引員工需要花更長的時間，因為任何企業最大的資產是其員工。讓工作的方式更簡單、容易，不僅會為人力資源部門的員工帶來滿足感，也會為互相溝通的同事帶來滿足感。
那些部門都可能得益？
全部企業皆有兩種類型的營運程序，大多數企業擁有第一種類型。這包括：
- 一個財務部門
- 一個訊息收發室
- 某種合同管理 — 例如物業管理、供應商管理
我們通常從企業的核心業務開始工作。這是所有企業最迅速和最方便的起點，然後我們再擴展開去。其餘的營運程序是與你的業務或行業相關的既定流程，我們也會研究。
我們的建議永遠是在可以獲得最大的優勢—並預計你所投入的可以發揮得更好—的地方開始實行數碼化轉型。
Antony Biondi, Head of ECM
如何開始數碼化轉型的建議
了解原因 — 可能是你可以在公司內部處理的分析。但在你與像Crown的夥伴合作之前，要對計劃的好處有一定的了解。
Antony Biondi, Head of ECM
不要害怕踏出數碼化轉型的第一步。真正了解你要處理的是甚麼也不用擔心，因為一旦你打開了這扇門，你會感覺良好。
