數碼轉型再也不是一個創新、革命性的詞彙了。今天轉型的企業再也不是「走得前」，他們只是在做他們要在現今競爭激烈的市場中生存必須做的事。因在過往十多年，科技已被吹捧成所有問題的答案－無論是成本、時間或合作方面。
當越來越多企業投入電子化，就會衍生新的問題－大量的電子資料分別被存放到不同的操作系統。這些系統是設計作個人用途，缺乏與其他系統的聯繫。結果？企業積累了大量流程系統，成為了管理的一大難題。
供應商花費很多時間維持現有過程，幾乎沒有機會進行更新。這就是企業內容管理介入的時候了。
什麼是企業內容管理（ECM）？
ECM綜合不同功能和程式，讓它們能互相溝通。這也讓用家從總部閱覽和使用資料並能夠控制不同系統。
其中一個例子是將電子簽名軟件整合到文件管理系統。在整合之前，需要人手簽署文件再掃描以轉化成電子版。整合可讓企業由手寫簽名轉用電子簽名，從而節省紙張和時間。
ECM可以為我的企業帶來什麼？
收集
收集是文件管理最重要的功能之一。收集整合讓供應商能迅速有效地將文件電子化。在企業中創建或儲存的資訊可以以下方式收集：
- 透過應用程式介面（API）。這功能讓企業能從其他系統（如HRIS或會計系統）收集資訊。
- 透過使用 AIML／OCR／ICR 技術從電子化文件中提取數據。協助將紙本文件轉化成電子文件。
- 透過網上表格收集顧客或職員等人士的資料和文件。
- 透過整合來整理和收集來自感應器的數據，例如從工廠生產線上收集生產數據。
文件管理
受管制的環境需要廣泛地使用文件管理工具。現今市面上大多數ECM工具都提供基本文件管理服務。整合更進一步，讓企業能擴展ECM系統內的服務。
人工智能(AI)
人工智能可以自動處理大量掃描文件和圖像來支援分類、索引和搜索等功能。它還會用語音處理和文本分析來分析文件、網站和社交媒體帖文的內容。人工智能語音的技術讓語音界面的資訊可以輸入、搜索和存取文件。
分析
雖然報告在差不多所有企業都很常見，但分析才是這些報告的價值所在。它們有助於從數據中收集見解，讓決策者能夠制定策略和分配資源以達致最佳結果。
將現代分析工具整合到ECM系統中，同步追蹤和更新數據，識別重要業務階段並及時自動匯報。
電子簽名
在疫情的影響下，電子簽名變得愈來愈重要。傳統的簽名過程涉及多個步驟，甚至需要實體文件運輸。這對客戶和供應商來說都通常十分費力。
ECM系統會讓你整合電子簽名到過程中，節省紙張和時間。
內部合作
團隊之間的合作對於任何企業的營運極之重要，特別是當企業擴展時。合作工具可以整合到ECM的系統裏，以實行實時即時和更新通訊。
企業內容可以在一個地方很容易地被搜索和追蹤，並容許同時編輯，註釋等。資訊管理將透過限制機密文件的存取權限來進行。
嘉栢的ECM能做甚麼？
嘉栢的ECM軟件以自動形式讓企業能收集、儲存、整理和傳遞重要資訊給不同受眾。
這協助企業減少管理文件的時間和金錢並確保合乎當地的文件保留期限政策。
我們的ECM系統使你能夠：
以數碼方式收集文件
即是一個點到點的方案，允許掃描、收集和內容，例如發票、工作申請和合同等。
儲存和整理文件到電子圖書館
僅以電子方式收集文件是不夠的－儲存同樣重要。你可以查看或進行編輯、檢查類別以及整理文件夾中的文件。
在任何電子設備或地點檢索文件
用戶可以通過全文搜索、特定單詞、日期或用戶這些關鍵詞，快速找到任何文件。
自動化文件流程
電子化和自動化重要業務流程將幫助你快速完成工作任務。其中包括但不限於招聘和新員工入職培訓、管理發票和合同。
保護文件並降低風險
通過限制對文件夾的存取、監控系統登錄和退出，以及對文件創建的完整審計追踪，達到更高的合規性。即使其他團隊或人員正在使用相同的電子存儲庫，我們的 ECM 解決方案也能確保資料安全。
ECM簡而言之
ECM 讓企業能有效地管理他們的文件、提升合作效率並更迅速地做出決策。
ECM 明顯比傳統的紙張管理方法更具優勢，並且使企業的管理更具有彈性，增強其在市場上的競爭力並將業務發展推向更高峰。
要了解有關我們的 ECM 和其他資料管理解決方案的資料，請致電+852 2636 8388與我們的專家討論或在網上與我們聯繫。
