AI 的崛起及其應用(生成圖像、動畫、文字等)所預期的生產力得益已在其他文章有所介紹。不過,在這項技術提升效率的同時,也必須慎重顧及其風險。
我們之前已經探討過 AI 與資訊管理,但最近的新聞引起了關於人工智能、文件與資料安全性的新討論;尤其是最近美國國土安全部 (DHS) 將會在多個關鍵領域 (包括文件) 採用 AI 技術。因此,我們探討了這一令人振奮的新技術與美國政府這行動措施的交叉點,以及當中一些資料安全問題。
那麼,人工智能到底如何協助文件管理呢?
如果你還不熟悉 AI 在人工智能與資訊管理方面的潛在應用,我們在下文中列出了一些已經在實踐中的工作:
- 自動化資料擷取:AI 可以自動從各種來源擷取資訊並加以分類,減少人工輸入錯誤。例如,人工智能工具可以掃描文件和電子郵件,在沒有人為干預的情況下擷取相關資料點,以達到合規或歸檔的目的。
- 改善資料檢索:進階的搜尋功能可讓使用者使用自然語言查詢檢索文件。例如在醫療保健行業,臨床醫師可以使用「顯示 2023 年起的所有糖尿病患者記錄」等提示來快速存取特定資料。
- 確保一致的資料輸入:AI 可以將不同平台的資訊輸入程序標準化,確保所有資料都遵守相同的格式與標準,這對於擁有多個資料輸入點的大型企業而言非常重要。
- 實現更智慧的分類與歸檔:AI 系統可以分析文件內容並據此進行分類,例如於全部法律文件自動標記有特定合規需求或私隱等級的文件。
生成式 AI 在政府中的應用: 美國國土安全部的做法
截至 2024 年 4 月,美國國土安全部 (DHS) 正在探索生成式 AI,以優化其運作。
最典型的例子包括聯邦緊急情況管理署與美國公民及移民服務局共同探索危機事件減緩規劃與訓練計劃。這些創造性人工智能的計劃說明了人工智能在減省政府流程上的潛力。
FedScoop 指出,OpenAI 服務條款中的一項重要修訂,強調根據資訊自由法案 (FOIA),AI 模組的輸出被視為聯邦記錄。這些修訂強調了為「如何把AI產生的內容管理為記錄」設立明確指引的必要性。
這是我們第一次看到公眾人物對於 AI 帶動的文件管理與安全性之間的交集所提出的疑慮,因此期待來年會有更多關於這方面的討論。雖然目前還只是測試,路線圖也顯得太廣泛,但我們預期在 2024 年政府組織和私人企業對於創造性人工智能的使用會更加普及。美國國土安全部在某些領域進行試點的做法,以及重點教育員工相關的AI流程,並確保嚴格的保安,將成為值得效法的模範。
從文件管理的角度來看,AI 有哪些法律考量?
在政府運作中整合 ChatGPT 等人工智慧工具,必須重新評估文件管理架構,以確保透明度與合規性。在此,FOIA 要求的文件的存取和可搜尋性至關重要。
來自華盛頓特區電子隱私資訊中心 (EPIC) 的 Enid Zhou 對於各機構是否能有效存取和搜尋這些 AI 整合的記錄系統提出了疑慮。此外,大眾也有可能誤用免責條款,例如審議過程特權,將 AI 所產生的內容隱藏起來不讓公眾查閱,可能會減低了透明度。
可解釋的人工智能與提高透明度
可解釋的人工智能 (XAI) 可透過使人工智能決策背後的過程更容易理解,從而有可能解決這些透明度問題。正如 XAI 世界會議所描述的那樣,這種方法旨在詳細說明人工智能的運作機制 — 一種揭示黑箱的方式,讓人們深入瞭解決策或資料是如何被處理的。強調透明度無疑會隨着這項技術的普及而變得更加重要。
這樣的清晰度對於確保 AI 加強文件管理符合法律標準,同時仍可供審計核數使用,是非常重要的。例如如果人工智能系統決定刪除公共記錄中的某些資訊,XAI 可以根據特定的法律豁免提供清晰的理由,從而保持審計追蹤清晰易見。
XAI 本身的完整和規範程度尚未完全明確,但就像政府文件和人工智能一樣,這在很大程度上是持續進行中的工作。
醫療記錄中的生成 AI:Epic 的整合
在醫療照護方面,EPIC 將 AI 整合至其電子健康記錄系統,展現了 AI 如何改變文件管理。EPIC與微軟和Nuance合作,開發出可自動化臨床文件和草擬回應的 AI 和環境技術。這不僅提升了臨床效率,也改善了與病人的互動。舉例來說,EPIC 的環境 AI 技術可聆聽病患的諮詢,並自動草擬就診備註,再由臨床醫師審閱,大幅減少手動謄寫備註的時間與精力。
AI 工具在各個領域的採用,標誌着文件管理慣例的轉型。對於文件管理專業人員而言,面臨的挑戰是如何利用 AI 來提升效率與合規性,同時又不影響文件的完整性與可存取性。要將人工智能整合至現有的法律架構中,同時維持可靠的文件保存系統,必須整理複雜的事項。
隨着人工智能技術的持續演進,其徹底改變文件管理的潛力已經變得越來越明顯:無論是提高政府的透明度,或是改善醫療照護的效率,人工智能驅動的工具都為反應更迅速、更有效率的文件管理系統提供了一個充滿希望的未來。對於企業與組織而言,這代表更高的生產力;但對於一般人來說,其好處也不容忽視:無需翻查複雜的記錄系統,就能依需求檢索電子記錄,對於任何人如病人或準備置業的人來說都是喜訊。
這不用多說:確保以維護良好治理和公共責任的方式實施這些技術將是至關重要的。
嘉栢文件管理是全球領先的文件和資訊管理企業之一,已有超過 30 年的歷史。如果你想討論如何為你的企業開始數碼轉型,請立即與我們聯繫。