文件管理在多個行業都是一項巨大，繁複，但重要的工作，特別是在金融服務、政府組織，和網上中介。這些行業每天要處理的資料包括寄給付款人的紙本及電子文件（發票、宣傳單張），從付款人受到的資料（個人資料）以及供員工內部使用的資料（銷售記錄、顧客名單）。
根據«福布斯»所述，全球90%的資料是在過去兩年產生的。如果沒有定期監察你的商業紀錄，要管理這麼龐大的資料是接近不可能的。
除了資訊超載，不斷演變的監管環境也是令到文件管理對於企業來說變得重要的原因。若文件管理程序或保留政策沒被妥善執行，這可導致額外的審計，大大降低工作效率，並因不合規而帶來沉重的懲罰。
所以，甚麼是資料？
資料是指 — 以任何形式（紙本或電子，甚至圖像和影像）— 營運業務時被創建，獲取、或執行的任何記錄。資料的價值應以內容的敏感程度定並予以分類，而不是以它的格式式來釐定。
資料生命週期
在資料管理，每份資料都需經過不同的階段，而在它的生命週期裏，需採取不同的處理方法。不同的政策和程序會在不同的階段出現是為了保持每份資料的品質和完整度，我們要在每個階段實施相應的規範和程序。資料管理由資料的創建開始，並以銷毀或存檔結束；資料在每個階段則發揮着資料管理的獨特功能。
1. 創建
這個階段是指產生資料或記錄文件的階段。創建資料應以你的企業最能夠應用的形式而建立，從而確保資料的準確、有效、可靠和具相關性。以下是創建資料的例子：
- 撰寫及寄出電郵
- 建立辦公文件，例如文檔、簡報、電子表格，等
- 企業系統的交易紀錄
- 收到的文檔、電郵、電子表格等
2. 採用和管理
當資料被創建或收集後，下一個階段是被分配和使用。分配給予企業內部和企業外部－以運行業務。在這個階段，資料會被經常使用，它的有效期將由幾小時到幾年不等。
3. 儲存
儲存資料能確保它們在有需要時能被使用它們，無論資料有多舊。不同資料有不同的需要保存留存的期限，而影響這個期限的有幾個因素，包括公司規例、政府規例和法規。
雖然有些資料會在過了保存期限後被銷毀，但有些仍會因法律、財政或其他行政原因而被儲存，這會影響企業的業務需求和法律合規要求。
在這個階段，由於資料不會再有即時使用的需要，它們一般被儲存在容易存取的地方（在線或實體的）以方便使用。
4. 銷毀或存檔
企業大部份資料的最後階段都是銷毀。當資料和媒體變得與業務無關的時候，都應被妥善銷毀。
但如果資料有一定歷史價值，它們則將被存檔，保留作未來研究或使用。
資料需被妥善處置以避免將來引致任何問題，無論這是指將它們存檔、送往另一機構，或永久銷毀。選擇一個合適的處置方式十分重要，因這樣可以確保你的企業將合乎有關資料安全相關的嚴格規定。
在後疫情時代管理資料
疫情來臨時，世界正在開始認真看待與資料和私隱有關的問題。各種行業在疫情肆虐時保持合規地收集各種各樣的數據 — 出入紀錄、健康檢查、體溫紀錄、出旅紀錄－這些紀錄都是和任何個人資料一樣被規管的。
已經有強大的資料管理系統的大型公司和企業，對處理這些新資料是最容易引起問題的。而對於小型企業，他們面對的處境卻是更加困難。他們可能沒有任何私隱或保留政策去規管突如其來的大量個人及健康資料。
無論資料是電子或紙本，在不同的生命週期中準確地追蹤每份資料，對企業來說都是十分重要。應該收集甚麼資料？應該要保存多久？誰可以使用他們？它們有被妥善收藏嗎？資料該何時被銷毀？
如果沒有妥善管理這些新收集的個人資料，企業將面對如洩露或濫用資料等嚴重後果，甚至會帶來嚴厲的處罰和昂貴的罰款。
建立可持續的文件管理能力
為了設立良好的文件管理系統，企業需要一個符合他們的長期目標，既全面，又可持續的計劃。在嘉栢文件管理，我們並不只是一個實體及電子文件儲存供應商，我們是協助你們在整個資料管理週期妥善管理資料，甚至重新設計現有資料管理程序的好夥伴。
文件管理
在一些員工能到訪的地方儲存資料會大大提高有意或無意的資料洩露的風險。其他像盜竊，自然災害，資料質量惡化等威脅，都可以影響你的資料的完整性。
在嘉栢文件管理，我們自營的倉庫，擁有防火防盜設備如全天候24小時閉路電視、嚴格規管和進出限制的設施，以確保你的資料安全和保存完好。
我們訓練有素的團隊會協助你安排、管理及追蹤你的資料，讓你可以方便地使用或檢索它們。我們會使用高效率的文件管理系統和保留時間表，妥善管理你每一項資料和每份紀錄的生命週期。
數碼資料管理
數碼資料管理包括任何運用電子科技去輔助業務流程以滿足顧客需求，並提高盈利能力的措施。其他推動電子化的原因還包括提高生產力和節省時間。你的員工不再需要花寶貴的時間在過百項資料中搜索。反而，他們現在可以集中在業務增值的工作上。
以電子資料管理整合紙本資料通常有五步：
- 評估現有的文件及數據，判斷它們的格式並根據敏感度分類。
- 確定你想要收藏的內容並以常用程度將資料分類
- 考慮你是否需要掃描所有紙本資料或只需將資料電子化。在大多數情況，掃描過千張紙本文件的成本高過或比它帶來的好處。
- 決定適合的自動化工具及系統，以盡快收藏和輸入你的資料。
- 選擇你想所有東西如何在你的新資料或檔案管理系統。這是關乎如何規劃這個新的數據結構。
我們的電子資料管理服務幫助顧客透過自動化工作流程收藏、儲存、整理和傳遞重要資訊給他們的員工、持份者和顧客，而不是手動的，以紙張為本程序。我們亦提供整套電子資料管理服務，包括資料收集、分類、自動化工作流程到資料保存。
安全銷毀
有鑑於日趨嚴重的資料洩露和身份盜竊風險，安全銷毀實在是不容忽視的議題。
安全銷毀是銷毀任何在磁帶、磁盤、紙本文件、圖表，和其他形式的電子及實體，不再需要或已到達存檔期限的資料。資料將會銷毀到一個不能閱讀，不能存取，不可能復原的地步。
開啟安全銷毀之旅必須做對的9大事情：
- 檢查要儲存的資料以及儲存原因
- 了解你企業擁有甚麼的資料
- 搜尋伺服器中保存的「ROT」—冗餘、過時和瑣碎的資料
- 決定銷毀甚麼和保留甚麼
- 請與你的安全銷毀夥伴聯絡，了解有哪些選項
- 考慮你企業的選擇對環境所帶來的影響
- 選擇銷毀資料的頻密程度
- 選擇你的敏感資料的風險級別
- 為員工提供資料管理的指引或課程
在嘉栢文件管理，我們以通過很多不同的方式完成銷毀，包括：
- 粉碎
- 焚燒
- 水力製漿
- 消磁
- 壓碎
- 研磨
- 刪除軟件
資料生命週期確保所有資料都有根據企業的需求而被創建、管理和保存。這也是為了確保他們有按照它們的保留期限而處置或存檔，以遵守業界標準及規條。
如果沒有了解生命週期，資料管理的倡議將不可能合乎成本效益，而且管理的效率也會大大降低。
了解我們如何在不同生命週期管理你的資料以及其他資料管理方案，請按此與我們的專家聯絡。
