Suggerimenti su come conservare i documenti cartacei a lungo termine

Per quanto viviamo nell’epoca digitale dell’“IoT” e del salvataggio sul cloud, l’uso dei documenti cartacei risale alle antiche civiltà della storia umana. Nell’odierno clima aziendale, alcuni settori sono tenuti a conservare i documenti cartacei a portata di mano alla luce delle norme di legge. La conservazione dei documenti non è sempre semplice come mettere le scartoffie in una scatola e tenerle in un locale chiuso. Ecco tre fattori da tenere a mente nella conservazione dei documenti cartacei a lungo termine.

Imballaggio

I documenti cartacei dovrebbero essere conservati in scatole o contenitori privi di acidi con etichette esterne per identificare il contenuto di ogni scatola. Il modo corretto di imballare una scatola di raccoglitori in formato lettera è quello di collocare gli archivi perpendicolarmente rispetto alla parte anteriore della scatola e di riempire lo spazio residuo con documenti cartacei collocati parallelamente alla maniglia posteriore. È importante riempire il più possibile il contenitore di documenti cartacei, per fornire una maggiore sicurezza e aumentare la probabilità che i vostri documenti siano salvabili in caso d’incendio o di danno causato dall’aria o dall’acqua.

Ambiente di stoccaggio

I documenti cartacei dovrebbero essere conservati idealmente tra 20 °C e 24,4 °C con un’umidità relativa dell’aria dal 35 al 55 percento. Per la conservazione è fondamentale che le scatole siano conservate al riparo dall’umidità. Evitate aree come i sotterranei e le soffitte alla luce della temperatura irregolare, dato che le temperature estreme possono avere effetti negativi sui documenti. Tenere i documenti cartacei sollevati da terra evita che l’umidità penetri nelle scatole dal pavimento. Le strutture Crown Records Management usano sistemi di scaffali con passerelle per conservare i documenti su scaffali lontani dal suolo per evitare i danni causati dai disastri naturali come le alluvioni.

Sede di stoccaggio

La sede per lo stoccaggio dei documenti cartacei è fondamentale e dovrebbe soddisfare dei requisiti severi. A seconda del luogo in cui sono stoccati i vostri documenti, certe regioni presentano un rischio maggiore di disastri naturali quali alluvioni, incendi e terremoti. Il partenariato con un’azienda professionale di gestione dei documenti può proteggere i vostri documenti dai rischi; i partner hanno l’esperienza e le strutture per fornire l’imballaggio, lo stoccaggio e la protezione giusti, come sistemi sprinkler, rilevamento di fumo e calore, aree di stoccaggio sorvegliate e monitoraggio costante.

Per saperne di più sulle soluzioni di stoccaggio a lungo termine, contatta un ufficio Crown Records Management locale oggi stesso.