Việc di chuyển khối lượng lớn tài liệu từ văn phòng đến trung tâm lưu trữ dường như nhiều gian nan. Tuy nhiên, với cơ sở lưu trữ chuyên nghiệp cùng đội ngũ nhân sự nhiều kinh nghiệm và phương tiện vận chuyển đa dụng, thách thức trên trở nên dễ dàng.
Truy cập và kiểm soát
Thuật ngữ “off-site” (“bên ngoài”) nghe có vẻ thông tin khó truy cập. Tuy nhiên, với hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu trực tuyến của chúng tôi, tất cả thông tin liên quan đến các đối tượng lưu trữ đều có thể truy xuất và quản lý bất cứ nơi đâu và bất cứ khi nào cần.
Đó là hệ thống RMweb, một giải pháp hoạt động trên nền web. RMweb cho phép người dùng truy cập, khởi tạo, tìm kiếm, đặt hàng, truy xuất và chỉnh sửa thông tin tài liệu lưu trữ thông qua các trình duyệt web. RMweb còn có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu quản lý dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Nền tảng mới nhất của chúng tôi, RMBridge tiến xa hơn bước nữa. Đó là cho phép tích hợp tối đa với phần mềm quản lý hồ sơ hiện có của khách hàng, cho phép người dùng xem nhiều nguồn dữ liệu khác nhau thông qua một nền tảng đồng bộ duy nhất.
Kiểm soát bảo mật
Hồ sơ, tài liệu của khách hàng được lưu giữ tại các trung tâm quản lý hồ sơ riêng biệt và chuyên dụng. Mỗi cơ sở vận hành theo chính sách bảo mật, tường rào kiên cố, báo động 24/7, nhân viên được huấn luyện nghiệp vụ bảo vệ dữ liệu. Sự yên tâm của khách hàng là điều chúng tôi đặt lên hàng đầu. Vì vậy, cơ sở hoạt động của chúng tôi không nằm ngoài mục tiêu này.
Nhu cầu của khách hàng là trên hết
Khách hàng hoàn toàn kiểm soát được thông tin lưu trữ – tài sản của doanh nghiệp, được quản lý bằng hệ thống mã vạch. Phương thức quản lý này cho phép theo dõi suốt quá trình lưu chuyển tài sản từ lúc ký gửi đến tiêu hủy.
Chúng tôi có thể cung cấp toàn bộ danh sách hồ sơ, tài liệu cũng như lịch sử lưu chuyển và thống kê chi tiết chi phí và dự báo xu hướng. Các báo cáo được thiết lập theo yêu cầu này cho phép khách hàng biết rõ vị trí hồ sơ ở đâu, thời điểm được truy xuất, và thời hạn tiêu hủy.
