5 conseils pour conserver vos données à caractère personnel en toute sécurité

Cette année, nous avons été les témoins d’un nombre de violations de données sans précédent. Quelques-unes des plus grandes victimes en 2018 ont été British Airways, T-Mobile, Quora, Google, Marriott et Orbitz. Facebook a fait face à une série de violations et d’incidents majeurs qui ont affecté plus de 100 millions d’utilisateurs du populaire réseau social.

Comment cela arrive-t-il ? La violation de données peut survenir pour diverses raisons. Certaines entreprises sont piratées. Les données peuvent faire l’objet d’abus ou être vendues à des tiers. Les lacunes dans un système de sécurité du site web peuvent laisser les données sans protection.

Mais comment assurer la sécurité si pratiquement toutes vos informations sont en ligne ? La gestion des documents est une industrie qui brasse des milliards de dollars. Assurer la sécurité des documents est la priorité de Crown Records Management. En tant qu’individu, vous avez différentes possibilités de sécuriser vos données à caractère personnel et vos documents tout en évitant les violations de données. Voici quelques conseils pour vous aider à bien commencer l’année et éviter les potentielles violations de données.

Avoir recours à un gestionnaire de mots de passe fiable

Utilisez-vous toujours « mot de passe » ou « 123456 » pour votre mot de passe ? Trop de consommateurs utilisent encore ces mots de passe aujourd’hui, et les utilisent en plus pour tous leurs comptes. Résolution #1, en dehors de faire plus d’exercice our de manger mieux, est de commencer à utiliser un gestionnaire de mots de passe fiable comme : LastPass ou 1Password! Utilisez une approche de profondeur défensive comme l’authentification à deux facteurs qui requiert une étape supplémentaire, comme une empreinte digitale ou un code à texte pour accéder à votre compte pour sécuriser vos données en 2019.

Être plus méfiant avec les courriels

Les gens sont toujours prêts à cliquer sur les liens présents dans les courriels. 7 cyberattaques sur 10 commencent par un phishing. Les violations de données des grandes entreprises donnent aux cybercriminels des bits et des éléments de vos données. Si vous avez été l’un des 561 782 485 millions[1] de documents concernés en 2018, ne vous rendez pas vulnérable en cliquant sur un phishing. Pensez avant de cliquer : avez-vous vraiment commandé cet article ? Avez-vous reçu un colis ?

Actualiser souvent son logiciel !

Combien de fois ces notifications apparaissent-elles dans le coin de votre écran ? C’est vrai qu’elles peuvent être fastidieuses ! Mais vous voulez être mieux protégé que quelqu’un qui n’actualise pas ses logiciels assez souvent. Quinze minutes de mise à jour est mieux qu’être la victime d’une violation de données qui bouleverse la vie.

Vous avez peut-être entendu parler en 2017 de la violation de données Equifax, où 143 millions d’utilisateurs ont été concernés par la divulgation de leurs numéros de sécurité sociale, dates de naissance et adresses. Les hackers ont accédé aux données de l’agence d’évaluation du crédit par une vulnérabilité connue dans une application web. Une correction de cette lacune de sécurité était disponible deux mois avant la violation, mais l’entreprise n’a pas actualisé son logiciel. La leçon a été dure mais nous en avons tirer les enseignements. Les mises à jour de logiciel sont importantes parce qu’elles incluent des correctifs critiques pour sécuriser les lacunes.

Détruire et purger des documents inutiles

Toute l’année, vous collectez les factures de restaurant, les frais de déplacement, les relevés bancaires mensuels, les courriels et toutes les informations classées PII (informations personnelles identifiables, ce que nous considérons comme de la plus haute importance chez Crown) et confidentielles. Rassemblez tous vos documents et définissez ce qui doit être archivé à des fins fiscales et ce qui peut être détruit. Simplement déchirer un document ne suffit pas pour arrêter les voleurs d’identité. Assurez-vous que vous déchirez les documents qui peuvent contenir des informations personnelles identifiables. Passez en revue vos fichiers informatiques et effacez les copies inutiles des fichiers, les images, vidéos et autres données qui n’ont pas besoin d’être sauvegardées.

Sécuriser les documents confidentiels

Après avoir supprimé tous les documents papier et numériques inutiles, prenez le temps d’organiser vos documents importants. Vous pouvez organiser vos fichiers en catégories tels que documents vitaux, légaux et financiers. Les industries des soins de santé et financières doivent se soumettre aux réglementations sur les délais de conservation des documents. Ils peuvent être organisés en catégories comme court et long terme. Les documents qui requièrent le court terme peuvent être archivés sur votre ordinateur et protégés par un mot de passe. Les documents à long terme sur des années d’archivage peuvent être chers et avoir besoin de beaucoup d’espace. Pensez à avoir recours à une tierce partie comme Crown Records Management.

Contacter Crown Records Management pour en savoir plus et apprendre comment nous pouvons vous venir en aide.