Principales questions à poser lorsque vous envisagez de stocker des documents

Une installation d’archive hors site offre aux clients un niveau supplémentaire de sécurité, de sûreté et de service. Après avoir décidé de rechercher un fournisseur de stockage de documents hors site, vous devrez travailler en étroite collaboration avec celui-ci pour déterminer les services correspondant aux objectifs de votre organisation. Choisir le fournisseur idéal nécessitera une évaluation complète de l’expertise de son personnel, de ses installations, de l’utilisation de la technologie, de la flexibilité de la prestation de services, etc.

Tips for storing documents

Avant de choisir un fournisseur de stockage

L’augmentation actuelle des réglementations, la croissance de l’information et les technologies en constante évolution font de la gestion des informations commerciales de votre entreprise une priorité. Une installation d’archive hors site peut vous aider à réduire vos coûts d’exploitation, à améliorer la productivité de vos employés, à créer plus de valeur à partir d’actifs informationnels et à protéger votre entreprise contre les risques de litige, d’audit et de catastrophe. Voici quelques questions clés à poser à un fournisseur de services :

  • Voulez-vous fournir des références ? 
  • Disposez-vous du personnel qualifié et d’experts de l’industrie ?
  • Comprenez-vous les normes applicables à la gestion des documents ?
  • Fournissez-vous l'étendue des services requis par mon entreprise ?
  • Le contrat définira-t-il clairement les services, les coûts et d’autres détails pertinents ?
  • Limitez-vous l’accès aux documents stockés dans les installations aux seules personnes autorisées ?
  • Pouvez-vous facilement accéder à des dossiers et les extraire en cas de besoin ?
  • L’installation dispose-t-elle d’un système de sécurité surveillé ?
  • Disposez-vous d’un plan de récupération après sinistre et de continuité des activités répondant aux priorités de mon organisation ?

Crown Records Management stocke des cartons pour le compte de clients depuis de nombreuses années et, même en cette ère dirigée par les données, nous prenons soin de millions de cartons dans le monde entier. Pour en savoir davantage, veuillez contacter votre représentant Crown  ou nous contacter ici.