Ikea, leader globale nella vendita al dettaglio di arredamento, ha dovuto affrontare sfide nelle sue operazioni HR a causa del complicato processo di accesso e condivisione dei registri HR in diversi territori in tutto il mondo.
Il processo di accesso ai record delle risorse umane era un compito arduo, soprattutto quando si trattava di condividere file nei numerosi territori globali. Si sono rivolti a Crown Records Management per una soluzione digitale in grado di semplificare i registri delle risorse umane, che comprendono oltre 20.000 dipendenti, garantendo al tempo stesso il rispetto della conformità e un facile accesso ai file.
Crown Records Management ha utilizzato un approccio globale per esaminare e soddisfare le esigenze di Ikea. È stata proposta la soluzione digitale e sono stati necessari diversi passaggi per ottenere i risultati richiesti. Questi includevano:
- L’utilizzo del servizio di Scan on Demand di Crown ha consentito la rapida consegna digitale dei file richiesti al cliente entro il giorno successivo.
- Aderenza agli standard BS 10008 per la preparazione e la scansione di tutti i file.
- Utilizzo delle tecnologie OCR e ICR per la classificazione a livello di pagina di oltre 60 tipi di documenti, inclusi documenti di contatto, formazione e sviluppo, diritto al lavoro, salute e benessere e rapporti con i dipendenti.
- Indicizzazione manuale di documenti “sconosciuti” da parte di specialisti altamente qualificati.
- È stata creata una struttura gerarchica per il set di dati di ciascun dipendente per garantire la conservazione dei dati e la conformità agli standard di sicurezza.
- Tutti i dati sono stati inseriti nel sistema cloud di Crown Records Management, con accesso consentito agli utenti in base alle autorizzazioni territoriali.
- È stato implementatoun sistema collaborativo basato su cloud accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, su tutti i dispositivi con autenticazione a più fattori per una maggiore sicurezza.
- Sono state condotte sessioni di formazione complete per tre settimane consecutive per fornire ai dipendenti Ikea le competenze necessarie per utilizzare il nuovo sistema in modo efficace.
Risultato
Le operazioni HR di Ikea sono state notevolmente ottimizzate, con maggiore accessibilità, collaborazione e conformità.
Il sistema basato su cloud ha fornito un accesso continuo ai record delle risorse umane sempre e ovunque, favorendo la produttività e l’efficienza. La soluzione cloud CRM a breve termine è servita come fase transitoria, con piani in corso per il trasferimento dei dati al sistema globale OpenText tramite un’API personalizzata sviluppata da Crown Records Management.
La conformità agli standard BS EN 15713 ha inoltre garantito la distruzione sicura dei documenti cartacei.
Espansione in Svizzera
Attraverso un approccio su misura che combina tecnologia all’avanguardia, processi meticolosi e personale esperto, Crown Records Management ha consentito con successo a Ikea di ottimizzare le proprie operazioni HR sia nel Regno Unito che in Svizzera.
Crown Records Management ha esteso i propri servizi a Ikea Svizzera, rispondendo a esigenze simili di digitalizzazione delle risorse umane in quattro lingue. Ciò includeva;
- I team di esperti Crown hanno condotto la classificazione manuale, l’indicizzazione e la traduzione dei documenti.
- Attrezzature specializzate hanno facilitato la traduzione al volo dei documenti.
- Implementazione di un processo semplificato per la raccolta e l’elaborazione di 9.500 registri dei dipendenti in 12 sedi in Svizzera, ottimizzando efficienza e precisione.
L’implementazione di soluzioni digitali non solo ha migliorato l’accessibilità e la collaborazione, ma ha anche garantito il rispetto di rigorosi standard di settore, stabilendo un punto di riferimento per un’efficiente gestione dei registri delle risorse umane in un contesto globale.
“Il nostro rapporto con Ikea dura da molti anni e ci è davvero piaciuto lavorare con loro sui loro obiettivi di strategia digitale. La soluzione che abbiamo progettato per Ikea copriva molte delle nostre suite tecnologiche ed è stata un ottimo esempio di come queste piattaforme migliorate siano state in grado di Supportare IKEA nel raggiungimento dei suoi obiettivi in questo campo.
È stato emozionante vedere come il nostro software ha gestito l’identificazione, la classificazione e la suddivisione automatica dei dati e come i nostri team hanno gestito le eccezioni per garantire un tasso di successo di altissimo livello.
Non vediamo l’ora di lavorare con Ikea in altri territori in tutto il mondo e di supportare i nostri team globali nel garantire un approccio completamente uniforme.”
Matt Read, Responsabile dei Servizi Digitali, Crown Records Management
