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Come pianificare la digitalizzazione di documenti del reparto Risorse Umane

Effettuare un audit dei dati

Il primo processo da intraprendere, ancor prima di decidere quali funzioni possano beneficiare di una soluzione digitale, è quello di effettuare un audit dei dati per conoscerne la tipologia e dove sono ricoverati.

Questo è importante indipendentemente dal fatto che i dati siano fisici, ad esempio cartacei, o archiviati elettronicamente.

Scansionare e salvare i dati fisici in un archivio digitale e adottare l’ECM

Per le aziende che conservano molti dati su carta, esiste un’unica soluzione per avviare il processo di digitalizzazione  e dematerializzazione: la scansione.

Si tratta di trasformare i dati fisici in formato elettronico, in modo da potervi accedere rapidamente, archiviarli in modo sicuro e inserirli automaticamente in un sistema ECM per agevolare i flussi di lavoro.

Per le aziende che dispongono già di dati archiviati elettronicamente, ad esempio in un sistema HRS (Human Resources Services) come Workday, il processo inizia con l’invio automatico dei dati a un sistema ECM globale che ne gestisca i flussi di lavoro.

Quindi, se si crea un nuovo file per un nuovo dipendente in HRS, il nuovo sistema ECM lo comunicherà automaticamente a chi responsabile del trattamento dei dati. Quando il dipendente concluderà il rapport di lavoro, notificherà la variazione di posizione lavorativa, sposterà il file da dipendente attivo a ex-dipendente e gli attribuirà una gestione di conservazione in modo che venga comunicata la possibilità di procedure allo smaltimento al termine del periodo di conservazione di legge.

I sistemi si integrano tra loro.

Definire una politica di conservazione dei dati

La durata della conservazione dei dati è una questione importante che riguarda sia la conformità che il rischio.

È quindi fondamentale che tutti i dati di un’azienda siano collegati a una politica di conservazione che stabilisca una data per la loro distruzione sicura.

In generale, i dati non dovrebbero essere conservati più a lungo del necessario, perché comportano dei rischi: ad esempio, il rischio che vengano persi, rubati o danneggiati. Inoltre, hanno un costo di gestione:

-il costo dell’archiviazione

-il costo di gestione di eventuali richieste o ricerche per consultazione

-il costo di una multa se vengono conservati troppo a lungo (in base alle direttive governative di ogni Paese).

Ci sono anche implicazioni legali se i dati che devono essere conservati per legge vengono distrutti troppo presto.

Nel Regno Unito, ad esempio, la maggior parte dei dati relativi alle Risorse Umane deve essere conservata per un minimo di 10 anni.

Scegliete se far coesistere sia i dati fisici che digitali

Nel caso in cui le aziende debbano conservare i documenti in forma fisica a causa di norme governative, possono comunque esistere soluzioni digitali.

Il problema principale dei documenti cartacei conservati in scatole è la minor rapidità e facilità di consultazione

Non c’è motivo per cui non si possano digitalizzare i documenti e avere un numero di scatola associato all’originale. Quando è il momento di distruggerli, il sistema può avvisare della possibilità di distruzione sia della versione fisica che di quella digitale, indicandoVi in quali scatole si trovano.

Valutare quali funzioni di sistema siano prioritarie per il reparto HR

Le soluzioni digitali per le Risorse Umane iniziano con la centralizzazione dei dati archiviati, prima che l’ECM offra una serie di flussi di lavoro che partano da lì.

Il sistema segue i dipendenti lungo tutto il loro percorso lavorativo, a partire dall’assunzione fino al pensionamento o all’uscita dall’azienda.

Tuttavia, non molte aziende fanno tutto in una volta. Tendono a partire dalle informazioni più basilari dell’azienda, i file dei dipendenti, per poi completarle.

Il calendario più ovvio consiste nel seguire il percorso dei dipendenti dall’assunzione, aggiungendo funzioni man mano che si procede con il rapporto e si manifestino specifiche esigenze.

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