Abbracciare la trasformazione digitale e digitalizzare la gestione delle tue informazioni può sembrare inizialmente un compito arduo. Ma, una volta suddiviso il processo in parti più piccole e più gestibili, è sicuramente tutto realizzabile. Ma innanzitutto, e soprattutto, perché passare al digitale?
Il digitale nella gestione delle informazione è un vero e proprio viaggio di trasformazione, in sostanza significa trasformare le informazioni in dati utilizzabili. Ciò avviene centralizzando il luogo in cui sono conservate le informazioni e rendendole accessibili a tutti dove e quando necessario: dagli utenti, colleghi o clienti.
Essere veramente digitali consente di adottare un modo di lavorare più agile in cui tutte le parti interessate collaborano in modo efficace, eliminando rischi e riducendo tempi, costi e risorse. L’adozione di pratiche digitali olistiche rappresenta un punto di svolta per le aziende di tutte le dimensioni.
Scritto da Giovanni Miele
Con più di 10 anni di esperienza in Crown alle spalle, Giovanni è ora Business Unit Manager per Crown Records Management Italia. Con passione ogni giorno mette a disposizione dei propri clienti capacità organizzative e know-how nella gestione aziendale e sicurezza dei dati.
Passando al digitale avrai:
- Velocità sul mercato nel reagire alle tendenze
- Maggiore efficienza e produttività
- Innovazione agile
- Riduzione dei costi
- Semplificazione dei processi
- Profitto maggiore
Vantaggi del passaggio al digitale:
1. Rimani in contatto con il tuo team e i tuoi clienti
Si tratta di far funzionare i sistemi per aiutarvi a collaborare in azienda e condividere informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo: lavoro a casa o in ufficio, tra voi e i collaboratori o i clienti.
La creazione di questa rete ha un valore inestimabile e aumenterà l’efficienza a tutti i livelli. Ma la cosa importante da ricordare è che quanto più grande è la rete, tanto più preziosa e utile diventa.
2. Unica fonte attendibile
Avere un’unica fonte attendibile è vitale per il successo digitale. In questo modo puoi creare un punto di verifica centrale in cui tutti gli utenti e i sistemi hanno accesso alle versioni corrette di informazioni e dati, garantendo che gli input corrispondano agli output.
Ma un’unica fonte attendibile ha valore solo quando viene utilizzata! Per trarre realmente vantaggio da tutto ciò, è necessario spingere la trasformazione digitale all’interno dell’azienda e incoraggiare la partecipazione dall’alto verso il basso. Quanti più processi, punti di contatto e parti interessate verranno inclusi nella tua digitalizzazione, maggiori saranno le opportunità di aumentare l’efficienza.
3. End-to-end Management
“End to End Management” in poche parole, significa avere una visione completa dei propri processi e assicurarsi che ogni parte in movimento sia sincronizzata. Questo consente di perfezionare e ottimizzare costantemente i tuoi progetti e la tua efficienza. Avere una visione d’insieme significa poter identificare facilmente i colli di bottiglia, risolverli, testarli e migliorare in modo incrementale man mano che si va avanti.
Tieni traccia e misura i tuoi dati, uniscili insieme e assicurati di includere una funzione di gestione del progetto per gestirli e promuovere l’automazione.
4. Sfruttare l’automazione
Le automazioni possono davvero trasformare il modo in cui fai le cose quotidianamente in azienda, sfruttando al meglio i sistemi per sostituire compiti o attività manuali o ripetitive. I sistemi non vengono rallentati da distrazioni esterne; puoi accelerare il ritmo del lavoro e favorire la coerenza omettendo l’errore umano.
Ad esempio, l’automazione del flusso di lavoro può accelerare il passaggio da A a B nel processo aziendale e consentire alle persone di concentrarsi su ciò che aggiunge realmente valore all’azienda, anziché inseguire le persone per azioni tramite telefono o e-mail.
5. Integrazione
L’integrazione consiste nel far sì che i sistemi funzionino bene insieme: potrai creare un patrimonio digitale o un ecosistema in cui i sistemi possano inviare, condividere o aggiornare senza problemi i dati sul web in una o due direzioni.
I vantaggi sono numerosi: il livello complessivo di rischio derivante dalla perdita di dati si riduce, l’immissione manuale viene limitata.
Ma quali sono le principali sfide del passaggio al digitale?
Il numero complessivo di sfide per passare al digitale è minimo e certamente non supera le ragioni per farlo. Tuttavia, la difficoltà principale per la maggior parte delle aziende è la gestione del cambiamento, ovvero ottenere il consenso dell’organizzazione e considerare diversi modi di lavorare. La chiave del successo è garantire che tutti i team e le parti interessate siano coinvolti nel processo fin dall’inizio per assicurarsi che diano il loro punto di vista e contribuiscano al tutto: nessuno vuole che un sistema gli venga imposto!
Cosa possono fare le aziende per prepararsi al passaggio al digitale?
Ci sono alcune cose che puoi fare per metterti in una buona posizione sulla “linea di partenza” digitale, come mappare il panorama dei tuoi utenti. Quali sono le squadre che dovresti includere nel sistema? Aiuta anche a iniziare a mettere insieme i tuoi dati. Costruire qui alcuni diagrammi di flusso dei tuoi processi attuali potrebbe davvero aiutarti a pensare come fare, se non hai ancora familiarità con il tutto.
Se vuoi discutere con noi l’argomento e iniziare ora il tuo processo di digitalizzazione, contatta il nostro team per una consulenza gratuita!
