Scoprite di più su come Crown Records Management Italia sta affrontando la distruzione sicura e come possiamo aiutare i clienti:
1) Sarebbe possibile identificare 3 tipologie di clienti che richiedono lo smaltimento sicuro e certificato?
Innanzi tutto dobbiamo dire che qualunque tipologia di Azienda, oggi come oggi, è sempre più interessata a questa tipologia di smaltimento documenti poiché tutti, in diversa misura, ci troviamo a trattare o dover gestire informazioni che necessitano di restare interne all’Istituzione o riservate tra azienda e dipendente o partner, cliente o altro attore.
Possiamo indicare 3 esempi quali:
- banche o gruppi bancari e assicurativi: pensiamo a tutti i dati anagrafici dei clienti oppure alle loro posizioni creditorie o debitorie; gli investimenti che vengono fatti o gli accordi che vengono presi con partner e broker per citarne solo alcuni.
- studi legali, notarili o di commercialisti, attraverso le cui “mani” passano tutte le informazioni delle persone che a loro si rivolgono, non solo in merito a rapporti di lavori (contratti, fatture, buste paga..) ma anche tutte le informazioni personali e da comunicarsi allo Stato (patrimoni, investimenti..), sia per clienti privati che per le Società.
- Aziende in generale, perché, come detto, tutti gestiamo informazioni interne e riservate o non divulgabili, non solo per non dare benefici strategici ai concorrenti, ma anche per non ledere il diritto alla privacy dei dipendenti, ma anche della Società stessa.
2) Quali problemi possono essere risolti attraverso lo smaltimento sicuro e certificato?
Si può affermare che il problema della sicurezza e non rintracciabilità delle informazioni e dei dati sensibili garantisce alle aziende la non divulgazione verso il mondo esterno così da non incorrere non solo in violazioni delle leggi e normative vigenti, con tutto ciò che ne consegue a livello amministrativo e penale, ma assicura che informazioni “top secret” su procedure, strategie ecc.. non possano giungere nelle mani di concorrenti o altri attori economici in grado di divulgarle o utilizzarle a danno dell’Azienda stessa.
3) E’ stato notato un aumento di richieste di smaltimento sicuro e certificato nel 2021, durante la pandemia?
Possiamo affermare che l’interesse è aumentato, poiché maggiore è diventata la richiesta di digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti.
L’esigenza di dover condividere documenti tra colleghi costretti a lavorare nelle proprie abitazioni per via del lockdown o la presenza contingentata in ufficio ha portato a non poter più condividere il documento cartaceo; per tale motivo è decresciuta l’esigenza di conservazione, se non prevista dai termini di legge, di documenti fisici, permettendo così anche una riduzione dei costi di gestione degli archivi aziendali.
4) Qual è la principale motivazione che spinge le aziende a richiedere lo smaltimento sicuro e certificato in Italia?
Possiamo dire che lo smaltimento sicuro e certificato viene richiesto per garantire che i documenti che contengono informazioni riservate o dati sensibili, come ad esempio anagrafiche dipendenti/clienti, cartelle matricolari, dati aziendali riservati, vengano trattati in modo specifico andando non solo ad eliminare le informazioni in essi contenuti, ma rendendo impossibile un qualsiasi tentativo di ricostruzione degli stessi.
Per tale ragione, Crown adotta il livello di distruzione certificato DIN 5, uno dei più elevati livelli di sicurezza che permettono sia la triturazione che l’abrasione del documento stesso e di ciò in esso contenuto
5) Può essere fornito un esempio di come si sia riusciti a rispondere all’esigenza di un Cliente attraverso lo smaltimento sicuro e certificato?
Certamente. All’interno di un progetto di digitalizzazione di documenti per un nostro Cliente, abbiamo ricevuto richiesta di smaltimento di cartelle matricolari e schede malattia/infortunii dipendenti all’interno delle quali erano riportati i dati anagrafici dei dipendenti stessi, oltre che informazioni relative ad aspetti personali e privati che non potevano in alcun modo rischiare di essere divulgate.
Il nostro Cliente ci ha richiesto, quindi, di poter procedere con lo smaltimento sicuro livello DIN5, al fine di essere sicuro al 100% che nessuna informazione potesse essere rintracciata.
Come precedentemente detto, abbiamo utilizzato i nostri macchinari per triturare i documenti e, contemporaneamente, grazie alla funzione di abrasione, garantire l’impossibilità di ricostruire i dati in essi riportati, con massima soddisfazione dell’esigenza espressa dal nostro Cliente.
6) Con l’aumento della richiesta di produrre minor documentazione fisica, avete visto cambiamenti nelle richieste di questo servizio di smaltimento sicuro?
In verità è proprio il contrario. Prima si stampavano documenti di ogni tipologia e natura, spesso non necessari in formato fisico. Questo non aveva solo un effetto negativo a livello ambientale, ma anche un impatto importante sui costi aziendali di archiviazione e smaltimento. Quindi si aveva il caso di richieste di smaltimento sicuro e certificato di documenti sensibili, affiancato da richieste di smaltimento ordinario di documenti non fondamentali quali depliant, brochure o mail stampate solo per leggere le informazioni più comodamente che non dal monitor PC.
Oggi stiamo notando una progressiva tendenza alla diminuzione di produzione di documenti cartacei non necessari, mentre continuano ad essere prodotti fisicamente quelli che, anche per legge, sono imprescindibili per una Organizzazione; questi documenti continuano a richiedere uno smaltimento sicuro e certificato una volta decorsi i termini di legge per la loro conservazione.
Inoltre, i documenti sensibili, prima, venivano conservati ben oltre i termini di prescrizione, mentre adesso, grazie anche a tecniche sempre più raffinate di digitalizzazione e dematerializzazione, si è più “pronti” e “self confident” nell’utilizzo di informazioni virtuali e nel richiedere lo smaltimento sicuro e certificato di documenti fisici, andando a creare una routine di smaltimento più veloce e tempestiva, con benefici importanti anche sui budget e costi aziendali.
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