Un mezzo secolo di esperienza nella gestione dei documenti aziendali ci consente di capire a fondo le esigenze legali e di sicurezza delle imprese – in particolare per quanto riguarda la distruzione sicura e certificata di documenti aziendali e confidenziali che spesso contengono dati sensibili. I servizi di distruzione sicura coprono ogni singola fase del circuito informativo, dalla raccolta dei dati, al trasferimento, all’archiviazione, e infine alla distruzione sicura.
Ecco le domande più frequenti che riceviamo in merito alla distruzione sicura di documenti:
1. Che cosa si intende esattamente per distruzione sicura di documenti?
La distruzione sicura consiste nell’intero processo di distruzione di informazioni su documenti cartacei, ma anche su nastro, dischi, grafici e altre forme di archiviazione elettronica e fisica. L’obiettivo è fare in modo che le informazioni siano completamente illeggibili e che non possano essere accessibili o venire utilizzate per scopi non autorizzati. Quando i dati elettronici vengono cancellati, non sono più accessibili facilmente dal sistema operativo. Ad ogni modo, cancellare un file non è sufficiente; è necessario usare programmi di distruzione dati per essere certi che i dati rimangano irrecuperabili.
2. Che tipo di materiali vengono distrutti?
Oltre ai documenti cartacei, i supporti magnetici, attrezzature IT in eccesso o dispositivi mobili sono solo alcuni dei materiali che possiamo distruggere attraverso il nostro Crown Records Management. Offriamo lo stesso livello di sicurezza per l’eliminazione dei dati elettronici o di altri materiali identificabili e sensibili ai fini della sicurezza. Non ci sono limiti alle richieste che possiamo soddisfare, ma alcune sono più comuni di altre.
3. Siete in grado di garantire la sicurezza dei dati?
Con Crown Records Management i vostri dati rimangono protetti in ogni fase del processo, dalla raccolta al trasferimento, fino alla distruzione finale. Su richiesta, forniamo sacchi per immondizie, consolle con chiusura, cestini e contenitori per archiviare in sicurezza le informazioni prima della raccolta che solitamente viene effettuata dal nostro staff opportunamente istruito. I nostri centri di Record Management a Milano e Roma sono assolutamente sicuri e accessibili esclusivamente al personale autorizzato. Una volta che i vostri dati e documenti sono stati distrutti, viene emesso un documento di prova e un certificato legale in merito alla distruzione.
4. Perché la distruzione sicura dei dati è indispensabile?
Proteggere la vostra reputazione personale, ma anche quella dei clienti e dell’azienda da violazioni o perdite di informazioni non è solamente una questione indispensabile, ma anche legale: le aziende possono incorrere in penali se mettono a repentaglio i dati dei clienti. Gestire in sicurezza e infine distruggere i dati diventa quindi decisamente importante. Inoltre, con l’universo digitale che raddoppia ogni due anni, molte aziende corrono il rischio di essere sopraffatte dai dati generati. La chiave per gestire al meglio i dati è innanzitutto essere in grado di distinguere fra documenti e file. Tutto il resto deve essere distrutto e, nel caso in cui si tratti di informazioni sensibili, è essenziale procedere a una distruzione sicura.
