La scansione dei documenti è la pratica di trasformare i documenti cartacei in file o immagini digitali. Sempre più aziende che conservavano i documenti primariamente in formato cartaceo stanno passando alla scansione dei documenti, in quanto i documenti cartacei ostacolano l’accessibilità e limitano la produttività e la redditività.
I documenti cartacei sono difficili da gestire, proteggere e conservare; inoltre, l’aumento dei prezzi degli immobili nella maggior parte delle zone commerciali ha spinto molte organizzazioni a valutare delle alternative. Crown Records Management ha dato vita a una rete nazionale di infrastrutture di scansione per aiutate le aziende a passare a una soluzione di conservazione digitale.
I vantaggi della scansione dei documenti
La scansione o acquisizione digitale rende immediatamente disponibili i vostri registri aziendali. La digitalizzazione istantanea delle informazioni manoscritte o stampate moltiplica le possibilità di usare queste informazioni. Alcuni dei vantaggi più rilevanti del passaggio a un sistema di gestione documentale elettronico sono:
- La riduzione delle spese correlate alla spedizione, alla copiatura, all’invio e alla conservazione dei documenti cartacei – il trasferimento delle informazioni in formato elettronico è molto più semplice ed efficiente.
- L’eliminazione dell’esigenza di una conservazione in sito dell’archivio cartaceo. La liberazione di spazi di archiviazione, da usare per altre attività più produttive. Con l’aumento dei costi degli immobili in molte città, la gestione documentale elettronica aiuta a liberare delle aree all’interno dell’ufficio da destinare a usi migliori.
- I file digitali sono più semplici da conservare, consultare e recuperare. Sono decisamente più protetti dai danni rispetto alla conservazione in formato cartaceo, che è esposta al rischio di accesso non autorizzato e furto. Le informazioni conservate elettronicamente sono protette e sicure grazie alla limitazione dell’accesso, ai profili di autorizzazione e alle password.
- La conservazione digitale consente anche di sfruttare funzionalità di ricerca più rapide e approfondite, che risparmiano il prezioso tempo dei dipendenti. Passando al digitale, avrete un formato consistente, che vi permetterà di migliorare l’efficienza aziendale e di ridurre i costi operativi.
Quali documenti dovrebbero essere scanditi?
Le organizzazioni devono conservare e organizzare efficientemente i documenti e le informazioni critiche. Ecco alcuni suggerimenti sul tipo di documenti che dovrebbero essere scanditi e conservati:
- Contratti e accordi
- Archivi del personale
- Fatture
- Ordini di acquisto & vendita
- Corrispondenza
- Cartelle cliniche
- Mappe e progetti
Come avvengono la raccolta, l’acquisizione e la conversione dei documenti?
Un servizio di scansione completo include l’immissione o l’acquisizione regolare di gruppi di documenti o la scansione di singoli documenti a richiesta. Il flusso di lavoro è organizzato in base alle esigenze dell’azienda cliente, per fare in modo che i requisiti individuali siano soddisfatti. Una volta che i documenti cartacei sono stati scanditi, è possibile condividerli digitalmente tra gli utenti. Questo flusso di lavoro crea uno strumento potente e aumenta notevolmente l’efficienza. È possibile acquisire documenti di diversi tipi e misure usando delle attrezzature di scansione ad alta velocità e del personale competente. Le immagini sono tipicamente presentate in file TIFF o PDF di più pagine, ma possono essere anche convertite in formati JPG o PCX con output su CD/DVD, disco rigido, FTP o web.
