I dati del XXI secolo pongono i responsabili di stabilimento di fronte a un dilemma moderno: come conservare le informazioni aziendali quando gli sviluppi tecnologici sono sempre più incalzanti.
Anzi, il ritmo del progresso è tale che, se i responsabili di stabilimento non iniziano a pensare alle modalità di conservazione dei dati aziendali e a come sarà possibile accedervi in futuro, tra appena 10 anni i registri principali delle aziende potrebbero essere del tutto illeggibili.
I software diventano obsoleti di continuo, dalle e-mail abbandonate sul server Lotus Notes, ai file redatti in Word Perfect, passando per i file audio conservati in formato MP3, i videoclip salvati con l’estensione .MOV e persino i file antiquati di Auto Cad 7. Lasciandoli in archivio ancora a lungo, a breve diventeranno tutti illeggibili.
È incontestabile che serva accedere sul lungo termine a informazioni, contenuti e dati aziendali fondamentali, ma il tutto può trasformarsi in un garbuglio con miriadi di opzioni rese ancora più ostiche da un linguaggio tecnico. Ciononostante, è possibile iniziare con piccoli passi, ad esempio limitandosi a caricare soltanto 1 terabyte dei dati più fondamentali.
Ecco un programma articolato in sei punti per i responsabili di stabilimento che illustra come muovere i primi passi verso la conservazione digitale a lungo termine.
- Svolgere audit La prima fase prevede di ottenere un quadro preciso delle informazioni a propria disposizione al momento, prima di procedere a un esame approfondito di quelle da scartare e quelle da preservare; ad esempio, occorrerà decidere se conservare la “memoria aziendale” o se rispettare i requisiti legali o normativi.Da un punto di vista legale e normativo, la gamma di documenti da conservare varierà considerevolmente in base all’azienda e può comprendere dati necessari a ottemperare alle normative edilizie, ai regolamenti in materia di protezione dei dati, a contratti, brevetti e marchi, e molto altro.
- Assimilare La fase successiva prevede di delineare come “assimilare” o caricare dati che un’azienda ritiene di valore e che quindi desidera conservare per il futuro. Durante la ricerca del partner ideale, è opportuno chiedersi se abbia a disposizione strumenti grazie ai quali i profani potranno assimilare dati allo stesso modo degli esperti di archiviazione. Sul lungo termine, il caricamento quasi istintivo dei dati da parte degli utenti potrebbe rivelarsi il metodo più sostenibile. A tal fine, si possono sviluppare semplici procedure guidate. È opportuno estendere il supporto anche all’assimilazione automatica di alcuni dati, ad esempio il metodo BagIt, immagini ISO del disco, contenuti digitali e grandi collezioni di dimensioni superiori a 10 terabyte.Occorre adottare misure di garanzia della qualità per conservare opportunamente i contenuti, ad esempio verificando che i metadati siano precisi e determinando al contempo la presenza di eventuali virus.
- Conservare i dati Ora esistono tecnologie che semplificano l’abbandono graduale dei formati obsoleti di file. Gran parte di questo processo si può automatizzare ed è possibile strutturare la migrazione di oltre 1.200 formati di file affidandosi a strumenti quali DROID, PRONOM e i registri Linked Data Registries. In questo modo si possono conservare persino i file compressi o quelli incorporati in MS Office.
- Gestire i dati Non ha senso fare salti mortali per garantire che in futuro i dati siano accessibili se in primis non sono gestiti ora. Di conseguenza, i sistemi che offrono strumenti e flussi di lavoro per la gestione dei dati sono fondamentali. Gestire e modificare i metadati dei contenuti diventa semplice con modelli quali EAD, MODS, Dublin Core o lo Schema XLM dell’azienda.
- Archiviare È essenziale poter scegliere liberamente dove e come archiviare i contenuti digitali, una scelta che dipende dalla frequenza di accesso desiderata. Adottare un modello di archiviazione ibrido articolato in cloud storage e archivi fisici in loco potrebbe rivelarsi la soluzione più efficiente. Al momento, Amazon S3/Glacier e Microsoft Azure sono alcune delle applicazioni cloud più utilizzate. Per una maggiore tranquillità, però, occorre valutare anche in che modo i sistemi consentono di salvare i dati su un server FTP esterno, ad esempio un disco locale. Per evitare di perdere i dati, una soluzione potrebbe essere creare copie molteplici in vari formati.
- Condividere Oltre a conservare i dati per il futuro, molte aziende desiderano anche renderli accessibili e condivisibili, a volte sia all’interno che all’esterno. Pertanto, valutare attentamente se il modello di archiviazione al vaglio soddisfa tale esigenza.
Le risorse tecnologiche per conservare dati e contenuti preziosi in modo moderno e personalizzato esistono già; le aziende devono aprire gli occhi e capire che occorre attivarsi prima che sia troppo tardi.
