ビジネス上で取り扱う書類は、原則として一定期間保管しなければなりません。保管期間を終了せずに書類を破棄した場合はさまざまなリスクがあるため、あらかじめ社内で書類保管 のルールを設定しておくことが大切です。
今回は、会社で扱う書類の保管期間や管理方法、保管期間が過ぎた書類の処分方法について解説します。
会社で扱う書類の保管期間とは
ビジネス上で取り扱う書類は、法律によって保管期間が定められています。たとえば、総務関係は2～5年、経理関係は7年、会社法にかかわる書類は10年間の保管が必要です。
勝手に書類を破棄してしまうと、青色申告を取り消されたり、消費税の控除を認めてもらえなかったりなどのデメリットが生じます。リスクを回避するためにも法的な決まりに沿った書類保管が推奨されます。
保管が必要な書類の例
会社で扱う書類の保管が必要なのは、法律で定められているためです。なかでも、経理業務で扱われる書類には、保管が必要なものが多くあります。経理業務で扱われる主な書類には、証憑書類と帳票書類があります。それぞれの特徴を確認しましょう。
帳票書類
取引や会計に関する情報を記録した書類です。日々行われる取引を記録し、取引が実際に行われていた証拠として示す役割があります。帳票書類には、仕訳帳や総勘定元帳、経費帳など会社の経営状況を把握するための書類や、見積書や納品書、入出金伝票など日々の取引で発生する書類があります。法人税法上は保存期間が7年で、会社法上は10年間です。
証憑書類
取引内容を双方で確認し、成立したことを証明する書類です。証憑書類は主に金銭に関する内容を証明するものなので、一般的には経理部門や会計部門が取り扱います。社内取引で取り扱われる証憑書類は、納品書や発注書、請求書の控えなどです。社外取引の場合、領収書や注文書商品受領書などが該当します。証憑書類の保管期間は、7年程度です。
保管期間が設定されていない書類の扱い
会社で取り扱うすべての書類は、必ず保管が必要なわけではありません。なかには、保管期間が設けられていない書類もあるので、自社で基準を設定して管理をおこなう必要があります。ここでは、保管期間が決まっていない書類の扱い方として、おすすめの方法をご紹介します。
一定期間きちんと管理する
保管する必要のない書類をすぐに処分するのはおすすめしません。あとでトラブルのもとになる可能性があるため、独自に保管期間を定め、自社の決まりに応じて一定期間きちんと管理しましょう。また、書類の保管期間は社内で統一させます。部署ごとに保管期間が異なると混乱を招くことがあるので、期間を統一させて社内で共有しましょう。
保管期間は大まかに分類する
各書類に対して、どのくらい会社で保管すればいいか悩むこともあるはずです。このような場合は、短期や中長期など大まかに分類して書類を保管しましょう。期限が近づいてきたら都度保管するのか、それとも処分するのか検討すれば問題ありません。社内で保管できる書類の量は限度があるため、時期に応じて処分していくのが望ましいです。
保管期間がある書類の管理方法
会社には膨大な書類があるので、それぞれの保管期間を正しく把握して取り扱う必要があります。業務上で取り扱う書類は、紙の状態で保管する、または電子化したデータをITツールで保管する方法に分かれます。それぞれに推奨される保管方法を確認しましょう。
ファイリングを活用する
紙の状態で保管したいなら、ファイリングを活用しましょう。ファイリングは、業務で発生する書類を一定の決まりに従って分類・整理することです。ファイリングして書類を保管すれば探しやすいため、必要なときにすぐに取り出せます。書類を適切に管理できれば、取り間違いなどミスも防止できます。ファイリング方法は、主に3種類あります。
簿冊式ファイリング
背表紙のあるバインダーに綴じるファイリング方法です。簿冊式ファイリングは順番が崩れにくく、紙をペラペラめくって1枚ずつ内容を確認できます。ただし書類の出し入れが面倒なうえに、項目の並び替えには時間がかかるデメリットがあります。
バーチカルファイリング
個別フォルダーで垂直に立てるファイリング方法です。出し入れするのが楽で、項目の増減に対応しやすいため業務効率を図れます。ただし書類1枚ずつファイリングするわけではないため、持ち出しには向きません。また汚れは防げないため、長期間での保管となると劣化する可能性もあります。
ボックスファイリング
引出しやトレイに収納して保管するファイリング方法です。それぞれの項目が見やすいうえに、段ごとに書類を分類すれば探すのに時間がかかりません。ただしボックスファイリングは、書類が上に重なるため探しづらいデメリットがあります。
Excelを使用して管理する
保管が必要な書類が少ない会社は、ファイリングでも十分に管理できるはずです。ただし、管理が必要な書類が多い場合は、ファイリングだけでなく、Excelをうまく活用しましょう。Excelであれば、紙のように場所をとらず書類を保管できます。ただし、入力漏れや人為的ミスが起こりやすいため、正しく管理することが求められます。
電子データで管理する
近年は、書類を管理するのに便利なITツールも多く存在します。手軽に管理したいなら、情報を電子化して保管するのがおすすめです。紙で保管するより保管や廃棄費用も削減できるので、費用を抑えて膨大な書類を保管したい場合にも適しています。ただし、ITツールによって特徴や料金プランが異なるので自社に適したものを選びましょう。
保管期間が過ぎた書類の処分方法と注意点
保管期間が過ぎた書類に関しては、適切な方法で処分しなければいけません。適切な方法で処分しないと個人情報が第三者に漏れ、大きなトラブルに発展する可能性があるので注意が必要です。ここでは、保管期間が過ぎた書類の適切な処分方法と、処分する際の注意点を確認していきましょう。
個人情報や機密情報が記載された書類
企業が管理する書類には、個人情報や機密情報が記載されていることも多いです。個人情報や機密情報が外部に漏れないように、シュレッダーや溶解といった方法で適切に処分しましょう。
紙を粉々に粉砕するシュレッダーは手軽に書類を処分できますが、廃棄する書類が多いと時間がかかります。
溶解とは、専門業者に依頼して書類を溶かして廃棄する方法です。書類自体を溶かすため確実に処分できますが、処理の細かいプロセスまで把握できません。書類を溶解する過程で情報が抜かれる可能性もあるため、信頼できる業者を見つけることが大切です。
マイナンバーが記載された書類
雇用保険被保険者資格取得届や扶養控除等申告書などにはマイナンバーが記載されています。内閣府によって、マイナンバーが記載された書類は保管期限後に迅速に処分することが求められています。業務効率や情報保有の安全性などを考慮したうえで、廃棄する時期を決めましょう。
まとめ
法的に保管期間が定められた書類に関しては、決まりに従って管理することが必要です。管理を怠ると青色申告を取り消されたり消費税の控除を認めてもらえなかったりなどデメリットが生じます。保管が必要な書類と不要な書類を明確に把握したうえで、適切に管理することが求められます。
