会社で取り扱う書類が多くなると、自社内での管理が難しくなることもあります。このような場面でおすすめなのが、書類保管サービスです。書類保管 を外部に委託する際、どのような点に注意すればよいのでしょうか。
今回は、書類保管サービスのメリットや、利用する際の注意点を解説します。
書類保管サービスを利用する７つのメリット
書類保管サービスとは、自社に代わって書類を管理する企業向けサービスです。重要な書類を外部倉庫に預けることに不安を感じる方もいるでしょう。しかし、自社では保管が難しい書類を書類保管サービスに預けることで多くのメリットを得られます。書類保管サービスのメリットは、次のとおりです。
- 書類を安全に管理できる
- Web上で検索・配送できる
- 保管スペースを削減できる
- 書類を破棄してもらえる
- 倉庫保管料を削減できる
- 全社員で情報共有できる
- 全社で統一管理を行える
書類を安全に管理できる
書類保管サービスを利用するメリットは、書類を安全に管理できることです。会社で取り扱う書類は、保存期間が決められているものもあります。保管期間中は、重要書類の紛失や情報漏洩、悪用されないように適切に管理しなければいけません。
自社でも書類は管理できますが、人為的なミスにより廃棄してしまう危険性があります。書類保管サービスを利用すれば、書類ごとの保管期限に応じて適切に管理することが可能です。また、第三者に書類が渡る危険性も回避できるため、紛失や情報漏洩、悪用などのリスクも軽減できます。
Web上で検索・配送できる
書類保管サービスを利用すれば、書類をシステム管理できます。多くの書類を書類保管サービスに預けたとしても、システム上で簡単に検索することが可能です。必要な書類を探す手間も省けるため、業務効率を改善できます。
また、情報の閲覧だけでなく、書類の原本が手元にほしいこともあるでしょう。書類保管サービスを利用すれば、書類の配送手配もおこなえます。検索や配送はすべてシステム上でおこなえるため、自社の倉庫で管理するのと同じように書類を管理できます。
保管スペースを削減できる
自社で書類を保管する場合、保管スペースを確保することが必要です。重要な書類は保管期間が定められているため自社都合で廃棄できず、社内に書類が蓄積されることになります。書類保管サービスを使えば、社内の保管スペースを削減できます。
これまで書類の保管場所として利用していた部屋を商談や打ち合わせ、休憩場所として有効活用することも可能です。また社内で保管する書類の量も少なくなるため部屋全体に空間も生まれ、社員の座席にゆとりのある環境を作れるメリットもあります。
書類を破棄してもらえる
保管期間を過ぎた書類は処分できます。自社で管理した書類は専門業者に依頼して、廃棄する企業も少なくありません。しかし、書類を廃棄するには廃棄方法や廃棄先を決めなければいけず、意外と手間がかかるので負担に感じる社員も多いはずです。
書類保管サービスであれば、書類ごとに保管期限を設定できます。保管期限を通知してくれるうえに、廃棄依頼をおこなえば書類の廃棄まで実施してくれます。書類の廃棄にかかる担当者の負担を軽減することが可能です。
倉庫保管料を削減できる
自社で書類を保管する場合、オフィスの賃料がかかります。オフィスの賃料に比べると書類保管サービスの利用料は安いため、書類の保管料を大幅に抑えることが可能です。月々かかる固定費を削減できるので、ほかのことに費用を回せます。
取り扱う書類が増えると、その分保管スペースも必要になるのでさらに固定費がかかることも多いです。倉庫保管料を削減できるのは、書類保管サービスを利用するメリットといえるでしょう。
全社員で情報共有できる
書類保管サービスのなかには、明細管理機能が搭載されている場合があります。預けた書類をリスト化した台帳を作成すれば、全社員で情報共有することが可能です。これまでは書類を作成した社員しか保管場所がわからなかった部署でも、台帳で管理できれば全社員に共有できます。
全社で統一管理を行える
企業によっては、部署ごとに書類の管理方法が異なることもあるはずです。書類保管サービスを利用すれば、書類を統一管理できます。書類にアクセスするための方法も統一化されるため、紛失や情報漏れ、第三者に悪用されるリスクも軽減できます。全社で統一管理を行いたいなら、書類保管サービスを利用しましょう。
書類保管サービスを利用する4つの注意点
多くのメリットがある書類保管サービスですが、利用時はいくつか注意したいポイントがあります。場合によっては、社員に負担がかかったり想定以上に費用が発生したりする可能性もあります。利用時の主な注意点は、次のとおりです。
- 得られる効果を考える
- 預ける書類を選別する
- 台帳作成業務が発生する
- サービス内容を確認する
得られる効果を考える
書類保管サービスは書類を保管してくれる便利なサービスですが、利用するにあたって費用対効果を考えることが大切です。期待した費用対効果を得られない場合は、たとえ導入してもサービス利用のコストが高くかかる可能性もあります。
たとえば、自社で十分に管理できる少量の書類しかない場合は、書類保管サービスを利用するメリットは低いです。書類保管サービスは、単に導入すれば良いというものではありません。サービスの利用コスト以上の効果を得られるのか、その点をしっかり考慮して導入を進めましょう。
預ける書類を選別する
書類保管サービスを利用するにあたって、預ける書類はきちんと選別することが大切です。書類を書類保管サービスに預けてもシステム上ですぐに閲覧できますが、手元にほしいこともあります。
依頼すれば自社に書類を配送してもらえますが、取り寄せまでに1営業日かかることも多いです。原本が必要になる場面が多い書類に関しては、書類保管サービスに預けると業務に支障が出る可能性があります。業務に支障が出ないように保管する書類は、しっかり選別することが必要です。
台帳作成業務が発生する
書類保管サービスを利用する場合、台帳作成業務が発生する場合があります。台帳とは、預けた書類をリスト化したものです。台帳は必ず作成しなければいけないわけではありませんが、書類保管サービスに預けた書類の詳細を把握しやすくなります。
しかし、わざわざ台帳を作成しなければいけないため、担当者の業務負担がかかる可能性が高いです。台帳作成において担当者の業務負担がかからないように、社内で対策を取ることが求められます。
サービス内容を確認する
書類保管サービスは多くありますが、それぞれサービス内容が異なります。書類保管サービスを選ぶときは、自社の目的にあったサービスが提供されているのか確認することが大切です。
たとえば、業務を効率化させたい場合は、承認機能や検索機能のある書類保管サービスを選ぶのが最適です。ペーパーレス化が目的なら、スキャナや複合機が充実するサービスが適しています。自社の目的に合わない書類保管サービスを選んでしまうと、期待した効果は得られないので注意が必要です。
まとめ
書類保管サービスは、重要な書類を安心して保管できたり書類を破棄してもらえたり、全社で管理方法を統一化できたりなど多くのメリットがあります。ただし、書類保管サービスの利用時は、社員の業務負担が増えたり想定以上に費用が発生したりする可能性もあります。サービス内容をしっかり確認したうえで選びましょう。
