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機密文書とは?種類や漏洩リスク、分類方法をわかりやすく解説

一部の社員だけに開示される特定の情報は、社内で機密文書として管理されます。記載された機密の内容によって重要度が変化するため、それぞれの重要度を把握した上で書類保管をおこなわなければなりません。

今回は、機密文書の種類や漏洩するリスク、分類方法を解説します。

機密文書とは?

企業に関する極めて重要な機密文書は、秘密保持をおこなわなければなりません。具体的には、企業や団体内の秘密を記した文書や取引先から取得した文書、個人情報を記載した文書などが含まれます。

基本的に、機密文書は特定の社員しか閲覧できない書類です。機密文書の管理を怠った結果、情報が外部に漏洩した場合は、企業に莫大な損害や損失を与える可能性があります。

 

機密文書は3種類に分類される

機密文書は、極秘文書・秘文書・社外秘文書の3つに分かれます。それぞれ重要度が変わるので、情報に応じて管理することが求められます。機密文書の種類を詳しく確認していきましょう。

 

極秘文書

極秘文書は公開する範囲を限定して特定の社員しか閲覧できない、もっとも重要度の高い文書です。具体的には、新製品の仕様書や設計書、財務情報、研究データ、独自の技術情報などが該当します。極秘文書が外部に漏れると企業に甚大な被害が及ぶおそれがあるため、関係者にも不利益が生じます。極秘文書の情報漏洩を防ぐには、特定の人だけが閲覧できるように管理することが必要です。

 

秘文書

秘文書とは、特定の部署やプロジェクトメンバー以外に閲覧を認められない重要度の高い文書です。機密文書のなかでは2番目に機密性が高く、社内で徹底した管理が求められます。具体的には、他者との契約書や経営戦略、人事関連の情報などが含まれます。秘文書は、役員や部署のトップだけが閲覧できるように情報が管理されているのが一般的です。

 

社外秘文書

社外秘文書は外部に漏らさないのが前提ですが、社内全体で公開できる情報です。具体的には、企画書や就業規則、会議の議事録、顧客リストなどが社外秘文書に該当します。秘文書や極秘文書に比べると重要度は低いですが、社外に情報が漏れないようにデータの持ち出しに関する規定を定め、その決まりを社内で周知することが求められます。

 

機密文書が漏洩する主な原因

機密文書が外部に漏れると、顧客の信頼を失ったり関係者に不利益が生じたりなど多くのリスクがあります。機密文書の漏えいを防ぐには、その原因を正しく理解して対策をおこなうことが大切です。機密文書が漏えいする主な原因は、会社の内部または外部からに大きく分かれます。ここでは、情報が漏洩する原因を確認していきましょう。

 

外部からの情報漏洩

外部から機密情報が漏れる原因は、スパムメールや不正アクセスなどのサイバー攻撃が挙げられます。サイバー攻撃とは、情報端末に対してネットワークを通じて情報の窃取や改ざんをおこなうことです。

近年は手口が巧妙化かつ高度化しており、被害に遭っていることに長期間気づけない事例もあります。ほかにも協力会社の社員になりすまして企業に入り込み、開発資料や技術情報を盗まれるといった事例も報告されているのが現状です。

 

内部からの情報漏洩

内部から機密情報が漏れる原因は、意図的に情報が盗まれるよりも、社員の人為的なミスで引き起こされる事例が多いことが報告されています。たとえば、「メールの送信先を間違える」、「データへのアクセス権限の設定ミス」などが挙げられます。

注意すれば防げることであるものの、人が関わる以上完全にミスを防ぐには難しいです。内部からの情報漏洩を防ぐには、人為的なミスを回避するかが重要なポイントになります。また、情報漏洩は既存社員から流出するとは限りません。退社した社員や業務提携先から漏れることもあるので、機密文書の取り扱いに関する契約を交わす必要があります。

 

機密文書が漏れる3つのリスク

第三者の故意的な行為だけでなく人為的なミスで、情報が漏洩することがあります。その結果、想像以上に大きな問題に発展する事例もあるため、機密情報の取り扱いには注意しなければいけません。機密文書の漏れによるリスクは、次のとおりです。それぞれのリスクを確認していきましょう。

 

企業イメージが低下する

極秘文書が漏れると、企業イメージの低下につながります。特にメディアで極秘文書の漏れが大々的に報じられれば問い合わせや苦情が増え、収益が大幅に下がることも多いです。残念ながら企業のイメージ低下は、従業員のモチベーションにも影響を及ぼすといわれています。優秀な人材が流出すれば、経営状態の悪化につながる可能性もあります。

 

損害賠償責任が発生する

顧客や取引先などの個人情報が記載された機密文書が漏れた場合、民事上の損害賠償責任が発生するおそれがあります。損害賠償金は機密文書の内容や流出した規模によりますが、1000万円を超える金額を請求された事例もあります。膨大な費用を請求されるため、機密情報が漏れないように徹底した対策をおこなうことが必要です。

 

業績が悪化する恐れがある

研究データや独自の技術情報が漏えいした場合、市場での競争力の激減に直結します。競争力が低下すると業績が悪化する恐れがあるため、企業の収益が不安定化する可能性もあります。退職者が機密情報を持ち出して、競合他社に重要な情報が流出したという事例も発生しています。研究データや独自の技術情報をいかに管理するかが求められます。

 

機密文書の分類は「VAPS」を推奨

機密文書の分類には、「VAPS」という方法があります。VAPSは、機密文書の重要度に応じて分離するためのフレームです。VAPSは、「Vital Archival Personal Security」の頭文字です。それぞれの特徴を確認していきましょう。

 

Vital(バイタル情報資産)

企業が保有する情報資産のなかで、もっとも機密性の高い情報が記載されているものです。たとえば、地震や火災、水害などが発生したときに事業継続または再起に欠かせない情報が含まれます。情報が漏えいした場合は、取り返しのつかない大きなトラブルに発展する事態になりかねません。

 

Archival(アーカイバル情報資産)

アーカイバル情報資産とは、創業者の理念や経営方針、合併の歴史などに関わる重要な機密文書になります。具体的には、社史編纂資料や創業理念・方針、重要行事に関する記録などです。アーカイバル情報資産が情報漏れして悪用された場合は、企業が倒産する事態に追い込まれる可能性があります。

 

Personal(個人情報資産)

個人情報資産とは、その名のとおり個人情報が記載された機密文書のことです。具体的には、氏名や住所、犯罪歴などの個人情報やマイナンバーなどが含まれます。個人情報資産は社内だけでなく、取引先や業務委託先の情報も含まれます。情報が漏えいした場合は関係者を巻き込む問題になるでしょう。

 

Security(セキュリティレベル)

セキュリティレベルとは、機密情報の重要度に応じてランク付けしたものです。VAPと評価された情報資産を把握したうえで、取り扱う機密レベルを秘文書・社外秘文書・極秘文書に分類します。

 

まとめ

機密文書といってもさまざまな種類があります。機密文書の管理方法を間違えると、企業イメージの低下や顧客離れ、損害賠償責任を請求される可能性もあります。このようなリスクを回避するには、文書の重要度に応じて正しく管理することが大切です。

 

 

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