Apakah Kecerdasan Buatan (AI) Bisa Membantu Menganalisa Dokumen?

Sistem manajemen dokumen tradisional seperti pemindaian, pendataan dan pengaturan masa simpan dokumen memang sudah membantu. Tapi sistem ini belum bisa memastikan apakah dokumen itu asli atau tidak. Sekarang AI hadir untuk membuat pekerjaan ini jauh lebih mudah.

Seberapa hebat sebenarnya AI dalam menganalisis dokumen?

AI saat ini sudah sangat membantu dalam membaca dan memahami dokumen, termasuk dalam bidang digital forensik. Studi terbaru menunjukkan bahwa alat-alat AI seperti ChatGPT-4, Claude, dan Gemini mampu menyelesaikan tugas analisis dokumen berbasis gambar dengan skor rata-rata 7,4 dari 10.

Yang menarik, proses analisis oleh AI hanya butuh kurang dari 2 menit, jauh lebih cepat dibandingkan manusia yang rata-rata memerlukan sekitar 42 menit untuk tugas yang sama. Ini berarti AI sangat unggul dalam penyaringan cepat dalam skala besar.

Keuntungan menggunakan AI untuk analisis dokumen:

1. Manajemen arsip menjadi lebih terpercaya

Dengan analisis dokumen berbasis AI yang langsung terintegrasi ke dalam proses penerimaan dokumen, maka sistem bisa mendeteksi arsip yang mencurigakan sejak awal seperti misalnya metadata dokumen yang aneh, format dokumen yang tidak biasa dan atau masalah pada hasil cetakan.

Lapisan pemeriksanaan tambahan dari AI dapat membantu manajemen arsip menjadi lebih aman Bayangkan jika kekuatan AI ini digabungkan dengan pemahaman yang jelas tentang aturan dan proses kepatuhan. Studi tahun 2024 bahkan menunjukkan bahwa kerugian finansial akibat data yang tidak terstruktur sering kali berasal dari kesalahan manusia, dan AI diusulkan sebagai solusi untuk mengatasinya.

2. Pengawasan menjadi lebih mudah

AI dalam bidang forensik dapat menggantikan proses pemeriksaan manual satu per satu dengan pemeriksaan otomatis dan notifikasi langsung saat dokumen diterima dan disimpan. Contohnya seperti sistem pengelolaan invoice dimana AI bisa melacak setiap perubahan pada dokumen, menyimpan jejak metadata yang jelas dan memberikan peringatan jika ada hal mencurigakan.

Bayangkan AI seperti penjaga digital yang selalu siaga 24/7 — tidak pernah lelah, selalu waspada, dan siap memberi tahu jika ada sesuatu yang perlu diperiksa. Dengan begitu, Anda bisa bekerja lebih tenang dan efisien.

3. Mengurangi pekerjaan manual

Saat AI menemukan sesuatu yang mencurigakan, maka sistem hanya menampilkan dokumen yang perlu diperiksa. Tidak perlu lagi memeriksa semua dokumen satu per satu secara manual sehingga bisa membantu Anda menghemat waktu, fokus langsung ke dokumen yang penting dan dibutuhkan. Memiliki AI seperti memiliki asisten digital yang menyaring tumpukan banyak data.

4. AI bukan lagi kotak hitam

Saat AI menandai sebuah dokumen, maka sistem akan langsung menunjukkan apa yang terlihat janggal—misalnya tanggal yang aneh atau jenis huruf yang tidak sesuai.

Meski AI bisa membantu mendeteksi masalah, namun keputusan akhir tetap di tangan Anda. Misalnya, jika sebuah kontrak ditandai karena alasan hukum, maka pejabat perusahaan yang tetap akan menentukan langkah selanjutnya.

Semua tindakan AI juga tersimpan dalam log yang transparan, sehingga bisa ditinjau kapan saja. Inilah mengapa konsep seperti “AI yang transparan” dan “model penalaran” makin populer—karena AI sekarang bisa menjelaskan mengapa ia mengambil keputusan tertentu.

Bagaimana dengan dokumen yang sudah tersimpan?

Dengan AI yang terintegrasi ke dalam sistem arsip ditandai melalui alur kerja seperti “scan on demand”— maka setiap dokumen yang ditambahkan akan langsung dinilai secara otomatis, dikelompokkan ke kategori yang tepat dan dilengkapi metadata penting

Hasilnya, Anda akan memiliki data yang akurat dan lengkap untuk menjaga keaslian dan keandalan dokumen selama bertahun-tahun. Tidak perlu lagi menebak-nebak apakah ada informasi penting yang terlewat.

Cara mudah membayangkannya adalah seperti memiliki pustakawan pribadi digital khusus untuk perusahaan Anda.

Inisiatif seperti InterPARES Project juga mendorong standar yang sama untuk semua pihak, dengan fokus pada keaslian, keandalan, dan tata kelola arsip yang baik.

Bagaimana Anda bisa mengimplementasikanya?

1. Pendekatan Human-in-the-Loop: AI akan menandai dokumen yang mencurigakan, tapi keputusan akhir tetap di tangan profesional yang berpengalaman. Ini menjaga akurasi dan tanggung jawab tetap ada di manusia.
2. Desain Tata Kelola (Governance): Penting untuk punya prosedur yang jelas, seperti:
   • Cara melatih model AI agar memahami konteks bisnis kamu
   • Deteksi bias dalam data
   • Log forensik yang transparan untuk audit
3. Integrasi ke sistem yang sudah tersedia: AI sebaiknya diintegrasikan ke alur kerja yang sudah berjalan, seperti:
   • Sistem pemindaian dokumen
   • ECM (Enterprise Content Management)
   • DMS (Document Management System)

Kebanyakan proses dimulai dari pemindaian dokumen, lalu AI bekerja di belakang layar untuk menganalisis dan mengelompokkan.

Seiring berkembangnya kerangka kerja manajemen informasi (IM), analisis dokumen forensik berbasis AI menjadi langkah rasional berikutnya. Ini adalah cara untuk membangun kepercayaan terhadap detail yang tidak terlihat dalam pengelolaan dokumen fisik maupun digital.

Ingin mencoba langsung bagaimana AI bisa membantu analisis dokumen di organisasi Anda? Hubungi pakar kami di Crown Information Management hari ini, dan kami akan bantu eksplorasi berbagai kemungkinan penggunaan AI sesuai kebutuhan Anda.