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文档存储的安全解决方案

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全球领先的异地存储与管理体系

可放心将文档进行异地存储。我们拥有完全自主产权的安全设施，能够保障纸质记录的安全性，释放办公空间，并确保您在任何需要时都能快速、可靠地访问文档。

超越传统存储的价值

我们在专门设计的设施中保护您的知识产权与客户数据，此类设施可抵御各类风险并防止未授权访问。

最高级别的安全保障

VESDA（极早期烟雾探测报警）灭火系统、入侵检测系统与严格的访问控制机制，使您的文档安全性远超其他存储环境。

即时访问

急需文件时，我们的“按需扫描”服务可快速定位实体记录、完成扫描，并在数小时内将安全的数字副本交付给您。

全面合规审计机制

通过条形码追踪每一次文档流转，借助我们的Astra在线门户，为GDPR（通用数据保护条例）、HIPAA（健康保险流通与责任法案）及法律审计提供完整的保管链记录。

跨行业应用场景

法律行业 以安全合规的法律级存储保护律所的关键记录。我们为案件文件、契约与遗嘱等维护严格且可审计的保管链，确保保密性与快速检索能力。
医疗健康行业 保护敏感患者数据并释放临床空间。我们的设施符合HIPAA（健康保险流通与责任法案）、GDPR（通用数据保护条例）及医疗记录标准，可管理从活跃文件到长期存储的全流程，包括经认证的安全销毁服务，助您规避隐私风险。
金融服务行业 为金融机构提供精准索引存储，确保随时满足审计要求。我们支持银行、保险公司与会计事务所对税务记录、贷款文件及交易日志的合规性留存，所有文件均可即时检索以应对监管审查。
政府与公共事业部门 为地方及国家政府机构提供安全合规的记录管理服务。我们经过专业培训且背景审查合格的员工负责处理敏感公共记录，设施为规划文件、人事档案等提供经济高效的异地归档方案，替代传统的本地存储。

企业级文档存储：保护关键记录，确保全面合规

纸质记录积累速度快，维持其合规性难度更大。我们提供可靠、安全的存储服务，既能保护信息安全，又能降低成本与空间占用，并支持按需文档检索。

立即咨询

文档存储服务流程

我们围绕“记录生命周期”理念开展工作

1. 收集与条形码
编制 收取您的文件箱，粘贴唯一条形码，并将其录入系统以实现全程追踪。
2. 安全存储

档案被存放于气候可控、湿度监测的安全记录中心。
3. 便捷检索

通过支持智能搜索的Astra网络门户申请文件，可选择实体交付或按需数字扫描。
4. 认证销毁

当留存期限届满时，我们将安全粉碎文档，并提供具有法律约束力的销毁证书。

Crown嘉柏50余年来已在全球范围内管理超过4500万箱实体商业文档。

 

多数企业往往忽视内部管理文档的隐性成本——办公空间、行政时间与安全风险的综合支出远高于预期。

外包存储可显著降低成本并消除合规压力。

异地文档存储的优势

  • 节省宝贵办公空间
  • 防止文档损坏与丢失
  • 提升组织效率与检索速度
  • 确保安全处置与留存管控
  • 降低存储与运营成本
  • 增强物理安全与合规性
  • 减少员工在存储事务上的时间投入

纸质记录与数字化的平衡

纸质记录仍具有不可替代性。我们在文档存储与检索领域的成熟经验，帮助组织在访问便利性与安全性之间实现平衡。

我们理解，出于法律与合规要求，物理硬拷贝往往是必需的；但现代效率需求又呼唤数字化访问。

为此，我们提供的解决方案是：将物理档案安全存储于我方，同时通过“高速扫描服务”，让您以自主节奏过渡到数字化工作流程。

批量历史文件转换
将所有历史档案数字化，释放办公空间并支持远程工作团队。

OCR与智能搜索
使扫描文档具备全文检索功能，避免文件丢失。

了解更多关于我们的扫描服务

常见问题解答

当然。我们使用自有车队并确保司机背景审查合格，从收取文件箱到安全送达，全程维持严格的保管链。
我们采用清晰的条形码系统。您可通过我们的Astra网络门户全天候查看库存、箱件描述及保存期限表。
当然可以。我们在接收文件时会为您的文件箱设定保存期限。当文件达到法定失效日期时，我们会通知您以获取授权，随后进行安全且经认证的销毁操作，确保您无需为过期文件支付存储费用。
仅授权人员可访问我们存储的文件。我们的文件存储解决方案通过严格的访问控制、闭路电视监控及透明记录，保障信息安全